Call Center para Universidades
Mejora la gestión de solicitudes y tareas administrativas proporcionando a tus alumnos y comunidad docente el apoyo que necesitan a través de tu software de call center para universidades.
¿Qué es un call center para Universidades?
El término “call center para universidades” designa un sistema de gestión de las interacciones (generalmente telefónicas) entre un organismo educativo (en este caso, universidades) y su público (alumnos, padres, profesores, socios, etc.). Estos centros de llamadas se basan generalmente en programas informáticos con funcionalidades avanzadas, que permiten a los organismos educativos gestionar las inscripciones, prestar asistencia técnica o administrativa o realizar contrataciones.
¿Cuáles son las necesidades de infraestructura para crear un call center para universidades?
Crear una plataforma de comunicación de este tipo en el corazón de una organización educativa requiere, sobre todo, una conexión estable a Internet y un equipo informático estándar (ordenador PC o Mac, auriculares), ¡y ya está! Atrás quedaron los tiempos de las infraestructuras pesadas. Gracias a la telefonía IP y a la informática en la nube, crear un call center para universidades es tan sencillo como suscribirse a un servicio de telefonía cloud desde el que podrás crear una centralita virtual, obtener números virtuales, migrar las líneas existentes y asignar cuentas a cada uno de tus empleados. Una solución de telefonía cloud como Ringover también tiene la ventaja de estar disponible en el móvil, lo que es un verdadero activo para las personas que se desplazan.
Cómo optimizar tu call center en la universidad para obtener mayores beneficios y reducir costes
Promover la autonomía de las personas que llaman
Puedes crear una plataforma de contactos que fomente la resolución autónoma de problemas por parte de tus contactos, ya sean estudiantes o miembros de tu comunidad educativa. Esta plataforma puede consistir en un sitio con FAQ, un chat en vivo, vídeos tutoriales y avisos de voz. Con Ringover, puedes afinar tu centralita virtual añadiendo anuncios de voz, como información solicitada con frecuencia. También podrás configurar fácilmente un menú de voz interactivo IVR (tipo 1, tipo 2…) para dirigir eficazmente las llamadas entrantes a las personas y departamentos adecuados.
Automatizar tareas
Las tareas administrativas constituyen el núcleo de las actividades de los call centers para universidades. Sin embargo, muchas de estas tareas son repetitivas y no aportan valor añadido. Con una solución de telefonía cloud, los organismos educativos pueden agilizar su organización y automatizar un gran número de procesos relacionados, por ejemplo, con la búsqueda de estudiantes, las inscripciones o el tratamiento de solicitudes específicas. Esta automatización adopta la forma de integraciones que permiten combinar eficazmente tu sistema telefónico con tu software CRM (u otro software empresarial). Podrás beneficiarte de click to call, información sobre la persona que llama y sincronización automática entre herramientas, lo que elimina la necesidad de introducir la misma información dos veces. En otras palabras, tendrás garantizado una herramienta CRM siempre actualizada.
Optimizar los horarios de los empleados
Gestionar los calendarios puede ser complicado, incluso en organizaciones pequeñas. Por eso es importante asegurarse de que se emplean los recursos adecuados, de la forma adecuada y en el momento oportuno. Cuando escojas tu solución de centro de llamadas, asegúrate de que te ofrece todas las herramientas que necesitas para gestionar tu negocio y optimizar la gestión de tus recursos. Ringover tiene la ventaja de ofrecerte un panel de control personalizable con datos exportables, así como un mapa de calor intuitivo que te da información sobre los picos de actividad.
¿Cómo configurar tu call center correctamente?
La decisión de crear un call center en tu universidad depende sobre todo de tus necesidades en materia de gestión de llamadas. ¿Se trata principalmente de un centro de llamadas cuya actividad principal será recibir llamadas, o de un centro de llamadas orientado a realizar llamadas? Por tanto, es importante evaluar previamente las necesidades de tu comunidad y de tus agentes, e identificar tus limitaciones para saber dónde priorizar la acción. A continuación, define tus procesos e identifica las herramientas que necesitas para ponerlos en práctica. Establece tus equipos y forma a tu personal en las herramientas. Asegúrate de que dispones de un software de centro de llamadas fiable, escalable y compatible con el software de tu empresa, para poder controlar tu rendimiento a lo largo del tiempo. Y no olvides configurar tu IVR y el enrutamiento inteligente de las llamadas entrantes para poder ofrecer una vía personalizada y señalizada a los estudiantes y otros destinatarios.
Otros sectores de actividad
FAQs Call center para universidades
- ¿Qué es un centro de llamadas en el sector de la educación?
- ¿Cuáles son los requisitos para crear un call center en tu centro universitario?
- ¿Es compatible el call center virtual de Ringover con otros programas informáticos educativos?
- ¿Es posible exportar los registros de llamadas?
- ¿Es posible crear una centralita para cada departamento universitario?
- ¿Cuáles son las ventajas de los centros de llamadas para universidades?
¿Qué es un centro de llamadas en el sector de la educación?
Los call centers para universidades son plataformas diseñadas para permitir a una organización educativa gestionar fácilmente sus interacciones con sus diferentes públicos:
- Estudiantes
- Padres
- Comunidad educativa
- Proveedores y socios
Estas plataformas desempeñan un papel importante para que los centros educativos puedan llevar a cabo las siguientes tareas:
- Proporcionar asistencia administrativa o técnica.
- Captar nuevos alumnos.
- Proporcionar información sobre horarios.
Cada vez más centros educativos utilizan soluciones cloud para simplificar su telefonía.
¿Cuáles son los requisitos para crear un call center en tu centro universitario?
Crear un centro de llamadas interno es bastante sencillo, ya que no requiere grandes inversiones. Los avances en telefonía cloud permiten prescindir de engorrosos equipos como centralitas, filtros, cables y servidores. Los centros de llamadas son ahora virtuales y están alojados en la nube. Para aprovecharlo, basta con darse de alta en un proveedor VoIP y configurar la primera centralita virtual. Sólo se tarda unos minutos en configurarla, y puedes obtener ayuda si la necesitas. Al final, todo lo que necesitas para utilizar una solución de este tipo son dispositivos con acceso a Internet (ordenadores MacOS o Windows, smartphones Linux y teléfonos IP) y auriculares para mayor comodidad.
¿Es compatible el call center virtual de Ringover con otros programas informáticos educativos?
Ringover se integra fácilmente con una amplia gama de herramientas de terceros, como software CRM, herramientas de productividad y software de videollamada utilizado en centros educativos.
¿Es posible exportar los registros de llamadas?
Ringover te permite exportar rápidamente los registros de llamadas de tus distintas centralitas virtuales en formato .csv. Puedes filtrar estos registros para exportar solo aquellos que consideres relevantes en cada momento.
¿Es posible crear una centralita para cada departamento universitario?
Con una solución de centro de llamadas tan avanzada como Ringover, podrás crear fácilmente una centralita dedicada para cada uno de tus departamentos. También puedes asignar un número a cada centralita o crear un número único. Sin embargo, si este es el caso, asegúrate de que tu menú de voz interactivo está bien configurado y es lo suficientemente fluido como para que los contactos que quieran contactar con un departamento concreto puedan hacerlo sin dificultad.
¿Cuáles son las ventajas de los centros de llamadas para universidades?
Los centros de llamadas universitarios equipados con una solución en la nube como Ringover pueden disfrutar de las siguientes ventajas:
- Mejora de la experiencia del usuario.
- Fácil centralización de las solicitudes.
- Enrutamiento inteligente de llamadas.
- Contratación optimizada gracias a herramientas avanzadas de prospección.
- Mejora de los procesos internos con integraciones CTI y automatización de tareas.
- Comunicación proactiva gracias a anuncios de voz 100% personalizables.
- Llamadas seguras mediante Ringover.
- Comunicación omnicanal.