Centralita VoIP vs. Virtual: Diferencias Clave para Empresas

Las comunicaciones empresariales han experimentado una evolución fundamental con el desarrollo de la tecnología VoIP. El mercado global de servicios VoIP empresariales se estima en 162.4 mil millones de dólares en 2023 y se proyecta que alcance 508.7 mil millones de dólares para 2030, creciendo a una CAGR del 17.7%. [1] Esta transformación ha dado lugar a dos enfoques principales: las centralitas VoIP tradicionales y las centralitas virtuales en la nube.

Ringover ofrece una centralita virtual avanzada en la nube que representa la evolución natural de las comunicaciones empresariales, integrando todas las ventajas de la tecnología VoIP con la flexibilidad y potencia del cloud computing.

¿Qué es una Centralita VoIP?

Una centralita VoIP (Voice over Internet Protocol) es un sistema telefónico que utiliza el protocolo de Internet para transmitir llamadas de voz a través de redes de datos en lugar de líneas telefónicas tradicionales. En 2024, VoIP no solo ha transformado cómo las empresas e individuos se comunican, sino que también ha ofrecido ahorros sustanciales de costes y mejoras de eficiencia. [2]

Tipos de Centralitas VoIP

Centralita VoIP Tradicional (On-Premise)

• Requiere hardware físico instalado en las instalaciones de la empresa
• Necesita mantenimiento técnico especializado y actualización de equipos
• Mayor control directo sobre el sistema pero con limitaciones de escalabilidad

Centralita Virtual (Cloud-Based)

• Completamente alojada en la nube sin necesidad de hardware físico
• Mantenimiento y actualizaciones gestionadas por el proveedor
• Configuración e instalación en 3 minutos sin conocimientos técnicos

¿Cómo funciona una centralita VoIP?

La voz IP es un protocolo de Internet que a través de distintos recursos permite que la señal de voz viaje a través de Internet utilizando el protocolo IP, en lugar de los cables telefónicos tradicionales. La voz IP convierte los datos de voz y audio en señales digitales a través de paquetes de datos. En una centralita por Voz IP utilizamos la red de datos para todas las comunicaciones. Los equipos se comunican con un servidor de telefonía, a través de una red de cableado estructurado Ethernet o LAN. De este modo, la empresa utiliza un único cableado, lo que ofrece una gran flexibilidad, por lo que podemos cambiar perfectamente una línea telefónica a otro despacho o planta del edificio.

Con una centralita IP local, los usuarios pueden contar no sólo con servicios de llamadas telefónicas, sino también con mensajes de texto y videollamadas. De esta forma, vemos que una centralita VoIP o el uso de telefonía con voz IP en la empresa tiene más ventajas que los modelos analógicos tradicionales. Para ello se utiliza un hardware y un software que permite establecer las comunicaciones telefónicas, y que generalmente requiere la contratación de los servicios de un operador VoIP, así como de un mantenimiento periódico.

Por lo general, cuando hablamos de centralitas VoIP hablamos de soluciones propietarias, por lo que es esencial contar con un proveedor cualificado que permita poner en marcha el servicio y hacer una adecuada planificación. Además pueden utilizar los enlaces SIP trunk, un intermediario entre los sistemas telefónicos y el servicio de telefonía por Internet.

Las centralitas IP o VoIP tienen sin embargo algunos inconvenientes importantes: suponen una mayor inversión inicial, ya que es necesario adquirir hardware y licencias de uso. El mantenimiento de las centralitas VoIP puede ser más costoso que en los modelos cloud, donde pagas según lo que utilizas y debes costear el mantenimiento de la red.

Diferencias Fundamentales Entre Centralita VoIP y Virtual

Funciones de una centralita VoIP

A diferencia de las centralitas tradicionales, las centralitas VoIP proporcionan una amplia variedad de herramientas para optimizar la comunicación en las empresas. Soluciones como la de Ringover permiten a los equipos de ventas y de atención al cliente mejorar su eficiencia con funciones clave como:

• Enrutamiento de llamadas: Facilita la distribución automática de llamadas entrantes hacia el destinatario adecuado, ya sea un teléfono fijo, móvil o una extensión interna.
• Conferencias telefónicas: Posibilitan reuniones a distancia con múltiples participantes, favoreciendo la colaboración y el trabajo en equipo.
• Integraciones con CRM: Se conectan con plataformas de gestión de clientes para acceder a información relevante durante las conversaciones, mejorando la atención y personalización del servicio.
• Click to Call: Permite a los usuarios de un sitio web contactar con la empresa con un solo clic, agilizando la comunicación con potenciales clientes.
• Grabación de llamadas: Registra conversaciones para su posterior análisis, control de calidad o cumplimiento normativo.
• Estadísticas y reporting: Proporcionan datos detallados sobre el flujo de llamadas, tiempos de conversación, desempeño de los agentes y otros indicadores clave para la toma de decisiones.
• Desvío de llamadas: Redirige las llamadas a otros números o extensiones según criterios como el horario, la carga de trabajo o la disponibilidad del equipo.

Ventajas Competitivas de la Centralita VoIP

Una centralita VoIP ofrece múltiples ventajas si la comparamos con una centralita de las de toda la vida:

1. Máxima escalabilidad ✅

El mercado de servicios de nube pública crecerá un 21,5 % en 2025 gracias a la expansión de entornos distribuidos, híbridos y multinube. [4] Las centralitas virtuales se benefician directamente de esta tendencia: al estar 100 % alojadas en la nube, permiten a las empresas adaptar sus recursos en tiempo real, añadiendo o eliminando números telefónicos y capacidad de red sin adquirir hardware adicional ni interrumpir el servicio. Esta escalabilidad dinámica convierte la inversión en comunicaciones en un gasto operativo flexible que crece o se reduce al ritmo del negocio.

Impacto real en la transformación empresarial:

• Se espera que el mercado VoIP de pequeñas y medianas empresas crezca 15% para 2025 [2]
• El uso de VoIP y videoconferencia aumentó más del 200% desde 2020 [2]
• 82% de las empresas han registrado ahorros de costes después de implementar comunicación en la nube [2]

2. Reducción de costes ✅

Al no tener que adquirir un hardware dedicado para el servicio, puesto que está alojado en la nube, no es necesario llevar a cabo una inversión en servidores y servicio de mantenimiento para gestionar esta tecnología. Los clientes pueden esperar ahorrar aproximadamente 50% en gastos de comunicación utilizando VoIP. [3] Las centralitas virtuales maximizan estos ahorros eliminando costes adicionales:

• Sin hardware: Eliminación total de inversiones en equipos físicos
• Llamadas internacionales económicas: Las empresas pueden ahorrar hasta 90% en costes de llamadas internacionales usando servicios VoIP [2]
• Mantenimiento incluido: Sin costes ocultos de soporte técnico
• Precios transparentes desde 21€/mes por usuario

3. Multilocalización ✅

Las empresas que cuentan con una centralita cloud IP pueden utilizar una misma herramienta en todas sus sedes y delegaciones. Además, con el auge del trabajo remoto, tecnologías como VoIP se vuelven cada vez más importantes. Los empleados remotos a menudo trabajan más horas que los trabajadores presenciales, y VoIP ayuda a gestionar esta fuerza laboral de manera efectiva. [2]

Características de movilidad empresarial:

• Trabajo desde cualquier ubicación: Acceso completo desde dispositivos móviles
• Horarios flexibles: Disponibilidad 24/7 sin restricciones geográficas
• Adaptación instantánea: Cambios de configuración en tiempo real
• Continuidad empresarial: Operaciones garantizadas ante contingencias

4. Integración con otros software ✅

Puedes integrar fácilmente tu centralita virtual con otras soluciones de software, como los sistemas CRM más populares. Esta integración permite sincronización automática de datos de clientes, registro de llamadas en tiempo real, y acceso instantáneo al historial de interacciones durante cada conversación.

Los principales CRM compatibles incluyen Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho y Microsoft Dynamics, entre otros. Además, la integración con herramientas de productividad como Google Workspace, Microsoft 365, Slack y Zendesk permite flujos de trabajo unificados que mejoran significativamente la eficiencia operativa.

5. Actualización incluida ✅

Es el proveedor de la centralita virtual el que se ocupa del mantenimiento, actualización y soporte del servicio. Esto incluye actualizaciones de seguridad automáticas, nuevas funcionalidades sin coste adicional, y soporte técnico 24/7 sin interrupciones en el servicio. Las actualizaciones se realizan durante horarios de baja actividad para garantizar continuidad operativa.

Además, la integración de telefonía fija y móvil permite que los dispositivos móviles funcionen con la misma centralita, algo que no es posible con centralitas IP tradicionales. Esto significa que tu equipo puede acceder a todas las funcionalidades desde cualquier dispositivo, manteniendo la misma experiencia de usuario y acceso completo a datos empresariales.

Cómo elegir una centralita VoIP

La mayoría de centralitas VoIP tienen muchas funcionalidades en común, sin embargo, hay pequeños detalles como las integraciones disponibles con los CRM, las funcionalidades de coaching, la capacidad de añadir SMS personalizados o de realizar campañas de marketing y a la vez realizar un seguimiento, que pueden ayudar en el momento de escoger la plataforma que más te conviene.

Una buena opción es la centralita VoIP de Ringover, una de las soluciones de telefonía IP más completa del mercado. Gracias a su constante evolución y adaptación a los adelantos del sector, Ringover se presenta como la mejor herramienta para gestionar tus comunicaciones empresariales. Entre las últimas funcionalidades añadidas encontramos las basadas en inteligencia artificial como el análisis semántico de las interacciones, la transcripción de audio a texto en tiempo real o la posibilidad de automatizar tus campañas de prospección comercial con Cadence by Ringover.

Implementación de una centralita VoIP

La implementación de una centralita VoIP requiere una planificación adecuada para garantizar una transición fluida y maximizar sus beneficios. Este proceso incluye la evaluación de necesidades empresariales, la elección del proveedor adecuado y la configuración del sistema para adaptarse a la operativa de la empresa.

1. Análisis de necesidades y planificación

Antes de la instalación, es fundamental identificar los requerimientos específicos de la empresa, como el número de extensiones necesarias, integración con CRM, funciones avanzadas (grabación, colas de espera, desvío de llamadas) y compatibilidad con dispositivos existentes.

2. Elección del proveedor y tipo de centralita

Existen diferentes opciones de centralitas VoIP:

• Centralitas en la nube: No requieren hardware adicional y ofrecen flexibilidad y escalabilidad.
• Centralitas locales (on-premise): Se instalan en la infraestructura interna de la empresa, ofreciendo mayor control y seguridad.

Seleccionar un proveedor confiable con buena calidad de servicio, soporte técnico y compatibilidad con integraciones empresariales como Ringover es clave para el éxito del sistema de comunicaciones.

3. Instalación y configuración

El proceso de instalación implica:

• Configurar la red y asegurarse de contar con un ancho de banda suficiente para la telefonía VoIP.
• Instalar teléfonos IP o configurar softphones en computadoras y dispositivos móviles.
• Establecer reglas de enrutamiento de llamadas, grabaciones, buzones de voz y otros ajustes personalizados.

4. Pruebas y optimización

Antes de su uso oficial, se deben realizar pruebas para verificar la calidad del audio, la estabilidad de la conexión y el correcto funcionamiento de todas las funciones. Ajustes adicionales pueden ser necesarios para optimizar el rendimiento.

5. Capacitación y mantenimiento

Capacitar al personal en el uso de la centralita VoIP es fundamental para aprovechar todas sus ventajas. Además, es recomendable realizar un mantenimiento periódico y contar con soporte técnico para resolver posibles incidencias.

Casos de Uso Empresariales de una Centralita VoIP

Empresas en Crecimiento

Las pequeñas y medianas empresas se anticipan que impulsen una porción significativa del crecimiento del mercado VoIP, con un incremento proyectado de más del 15% para 2025. [6]

Beneficios para PYMEs:

• Escalabilidad sin límites: Adición de usuarios instantánea sin costes de hardware
• Funcionalidades empresariales: Acceso a herramientas antes solo disponibles para grandes corporaciones
• Costes predecibles: Modelo de suscripción transparente desde 21€/mes

Equipos Remotos y Distribuidos

El auge del trabajo remoto es una fuerza importante que impulsa esta expansión. Según el último estudio del Pew Research Center, aproximadamente un tercio (35%) de los trabajadores estadounidenses que pueden trabajar desde casa lo hacen. [5]

Ventajas para trabajo remoto:

• Centralita móvil: Funcionalidad completa desde smartphones
• Colaboración sin fronteras: Reuniones y conferencias ilimitadas
• Productividad mejorada: VoIP eleva la productividad de la empresa hasta 20% al permitir llamadas desde cualquier lugar [7]

Contact Centers y Atención al Cliente

• Distribución inteligente de llamadas: Enrutamiento basado en habilidades y carga de trabajo
• Supervisión en tiempo real: Monitoreo y coaching durante llamadas activas
• Colas de espera avanzadas: Gestión inteligente con tiempos de espera personalizados
• Ecommerce optimization: Herramientas específicas para ventas online

Mejora el rendimiento de tu empresa con una centralita VoIP

Una centralita en la nube es una evolución de la centralita IP tradicional. El paso que necesita dar tu empresa para trabajar con una centralita virtual con todo tipo de funcionalidades:

• Múltiples números telefónicos, nacionales e internacionales. Podrás contar con una alta flexibilidad para adaptarte a tus necesidades en cada momento.
• Llamadas con voz IP, con un menor coste de mantenimiento, ya que tu proveedor cloud se ocupa de la actualización y mantenimiento de la centralita virtual.
• Cero dependencia del hardware y las instalaciones; puedes tener una centralita virtual en la nube y conectarte desde el móvil, tablet u ordenador desde cualquier delegación de tu empresa, o incluso desde las casas de los empleados que teletrabajan.
• Sistema IVR. Programa automatizaciones de voz que te permitan mejorar la productividad y liberar líneas telefónicas, así como dar la imagen corporativa que deseas.
• Desvío de llamadas: enruta tus llamadas de forma manual o inteligente, de forma que puedas facilitar el trabajo de tus agentes.
• Integración CRM: es la solución perfecta para que tu equipo de Ventas o Atención al Cliente puedan acceder de forma inmediata a los datos de las comunicaciones e historial de relaciones con cada contacto en apenas unos clics.

Desde Ringover queremos que descubras las ventajas que tendría para la transformación de tu empresa evolucionar hacia una centralita virtual basada en la nube. Da el paso que necesitas para adaptar tu negocio a la digitalización y empieza a utilizar tu centralita VoIP. El tiempo de implementación es mucho menor que si tuvieras que implantar tu propia red de telefonía IP en tu empresa, con tu propio hardware y la adquisición de licencias de uso. Empieza ya tu prueba gratuita y descubre los beneficios de la centralita VoIP.

Referencias

• [1] https://www.globenewswire.com/news-release/2024/07/23/2917433/0/en/Global-Business-VoIP-Services-Strategic-Analysis-Report-2024-Market-to-Grow-by-346-3-Billion-to-2030-VoIP-Gains-Prominence-as-the-Stepping-Stone-for-UC-Implementation.html
• [2] https://www.enterpriseappstoday.com/stats/voip-statistics.html
• [3] https://createandgrow.com/voip-statistics/
• [4] https://www.gartner.com/en/documents/6420207
• [5] https://www.zoom.com/en/blog/voip-statistics/
• [6] https://tech.co/business-phone-systems/voip-statistics
• [7] https://learn.g2.com/voip-statistics
• [8] https://aws.amazon.com/resources/analyst-reports/

Publicado el 5 Agosto 2025.