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¿Qué es una Centralita VoIP?
Una centralita VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) es un sistema de telefonía que permite gestionar llamadas telefónicas a través de internet, en lugar de usar las líneas telefónicas tradicionales (RTB o RDSI). A diferencia de las centralitas físicas convencionales, una centralita VoIP funciona en la nube o sobre una red de datos, lo que reduce costes y mejora la flexibilidad de las comunicaciones empresariales.
El concepto de centralita virtual está ganando cada vez más usuarios. Pero, ¿Cuáles son las diferencias que existen entre este modelo y una centralita telefónica VoIP o por voz IP? Aunque ambos tipos de centralitas tienen muchas similitudes, hay muchos elementos sustanciales que hacen que este sistema de telefonía tenga importantes diferencias. Es importante que tengas claro qué es una centralita telefónica. Estamos hablando de un sistema de telefonía en el que una empresa o cualquier tipo de organización puede gestionar las llamadas de múltiples líneas corporativas.
Por lo general, toda gran empresa dispone de numerosos números telefónicos, algunos serán para uso interno de cada departamento, y otros son números telefónicos abiertos al público. Para facilitar la gestión de las llamadas, se utiliza un sistema centralizado en el que todas las líneas están interconectadas y la información puede pasar a través de una operadora a un departamento o persona en específico.
En la arquitectura de una centralita telefónica analógica, las empresas suelen contar con una centralita ubicada en las mismas dependencias de la empresa, donde existe una red de telefonía con cableado telefónico de cobre que conecta con todos los teléfonos fijos de tus instalaciones. Por otra parte, habría una red de ordenadores a través de cableado Ethernet, que funcionaría de manera completamente independiente.
Ventajas de una Centralita VoIP
Una centralita VoIP ofrece múltiples ventajas si la comparamos con una centralita de las de toda la vida:
1. Máxima escalabilidad ✅
Es una centralita cloud, es decir, está alojada en la nube. Esto permite que sea más adaptable a las necesidades de la empresa, que puede hacer uso de los recursos que necesite y añadir o eliminar números telefónicos sin tener que adquirir nuevo hardware, o ampliar su red de datos.
2. Reducción de costes ✅
Al no tener que adquirir un hardware dedicado para el servicio, puesto que está alojado en la nube, no es necesario llevar a cabo una inversión en servidores y servicio de mantenimiento para gestionar esta tecnología.
3. Multilocalización ✅
Las empresas que cuentan con una centralita cloud IP pueden utilizar una misma herramienta en todas sus sedes y delegaciones.
4. Integración con otros software ✅
Puedes integrar fácilmente tu centralita virtual con otras soluciones de software, como los sistemas CRM más populares.
5. Actualización incluida ✅
Es el proveedor de la centralita virtual el que se ocupa del mantenimiento, actualización y soporte del servicio.Integración de telefonía fija y móvil: los dispositivos móviles podrán funcionar con la misma centralita, algo que no es posible llevar a cabo con centralitas IP.
¿Cómo funciona una centralita VoIP?
La voz IP es un protocolo de Internet que a través de distintos recursos permite que la señal de voz viaje a través de Internet utilizando el protocolo IP, en lugar de los cables telefónicos tradicionales. La voz IP convierte los datos de voz y audio en señales digitales a través de paquetes de datos. En una centralita por Voz IP utilizamos la red de datos para todas las comunicaciones. Los equipos se comunican con un servidor de telefonía, a través de una red de cableado estructurado Ethernet o LAN. De este modo, la empresa utiliza un único cableado, lo que ofrece una gran flexibilidad, por lo que podemos cambiar perfectamente una línea telefónica a otro despacho o planta del edificio.
Con una centralita IP local, los usuarios pueden contar no sólo con servicios de llamadas telefónicas, sino también con mensajes de texto y videollamadas. De esta forma, vemos que una centralita VoIP o el uso de telefonía con voz IP en la empresa tiene más ventajas que los modelos analógicos tradicionales. Para ello se utiliza un hardware y un software que permite establecer las comunicaciones telefónicas, y que generalmente requiere la contratación de los servicios de un operador VoIP, así como de un mantenimiento periódico.
Por lo general, cuando hablamos de centralitas VoIP hablamos de soluciones propietarias, por lo que es esencial contar con un proveedor cualificado que permita poner en marcha el servicio y hacer una adecuada planificación. Además pueden utilizar los enlaces SIP trunk, un intermediario entre los sistemas telefónicos y el servicio de telefonía por Internet.
Las centralitas IP o VoIP tienen sin embargo algunos inconvenientes importantes: suponen una mayor inversión inicial, ya que es necesario adquirir hardware y licencias de uso. El mantenimiento de las centralitas VoIP puede ser más costoso que en los modelos cloud, donde pagas según lo que utilizas y debes costear el mantenimiento de la red.
Centralita VoIP vs Centralita Virtual: Tabla comparativa
| Funcionalidad | Centralita VoIP | Centralita Tradicional |
|---|---|---|
| Tecnología de comunicación | Utiliza el protocolo de Internet para transmitir llamadas de voz a través de la red | Utiliza líneas telefónicas físicas y circuitos conmutados |
| Infraestructura | Se basa en la infraestructura de red existente, como Internet, routers y conmutadores | Requiere líneas telefónicas físicas y equipos de telecomunicaciones específicos |
| Costes | Generalmente el precio es más bajos ya que utiliza Internet como medio de transmisión de voz | Puede ser más costosa debido a los gastos en líneas telefónicas y equipos de telecomunicaciones |
| Escalabilidad | Fácilmente escalable, ya que agregar o eliminar líneas de teléfono se realiza a través del software de la centralita | Menos flexible en términos de escalabilidad, ya que requiere instalaciones físicas y la adición de más líneas telefónicas |
| Funcionalidad | Ofrece una amplia gama de funciones y características avanzadas, como desvío de llamadas, grabación de llamadas, IVR, integración con software CRM, entre otros | Proporciona funciones básicas de telefónicas como realizar y recibir llamadas, transferencia de llamadas, identificador de llamadas, etc. |
| Mantenimiento | Generalmente requiere menos mantenimiento, ya que las actualizaciones de software y configuraciones se pueden realizar de forma remota | Requiere mantenimiento físico regular y actualizaciones de hardware |
| Movilidad | Permite la movilidad, ya que las llamadas pueden ser redirigidas a dispositivos móviles o se puede utilizar software de telefonía VoIP en smartphones | No ofrece la misma flexibilidad de movilidad, ya que las líneas telefónicas están asociadas a ubicaciones físicas |
Funciones de una centralita VoIP
A diferencia de las centralitas tradicionales, las centralitas VoIP proporcionan una amplia variedad de herramientas para optimizar la comunicación en las empresas. Soluciones como la de Ringover permiten a los equipos de ventas y de atención al cliente mejorar su eficiencia con funciones clave como:
- Enrutamiento de llamadas: Facilita la distribución automática de llamadas entrantes hacia el destinatario adecuado, ya sea un teléfono fijo, móvil o una extensión interna.
- Conferencias telefónicas: Posibilitan reuniones a distancia con múltiples participantes, favoreciendo la colaboración y el trabajo en equipo.
- Integraciones con CRM: Se conectan con plataformas de gestión de clientes para acceder a información relevante durante las conversaciones, mejorando la atención y personalización del servicio.
- Click to Call: Permite a los usuarios de un sitio web contactar con la empresa con un solo clic, agilizando la comunicación con potenciales clientes.
- Grabación de llamadas: Registra conversaciones para su posterior análisis, control de calidad o cumplimiento normativo.
- Estadísticas y reporting: Proporcionan datos detallados sobre el flujo de llamadas, tiempos de conversación, desempeño de los agentes y otros indicadores clave para la toma de decisiones.
- Desvío de llamadas: Redirige las llamadas a otros números o extensiones según criterios como el horario, la carga de trabajo o la disponibilidad del equipo.
Gracias a la gran variedad de funciones avanzdas que ofrece Ringover, tu centralita VoIP mejorará la eficiencia operativa y optimizará la experiencia del cliente, ofreciendo soluciones flexibles y adaptadas a las necesidades empresariales. ¡E integrándose con tus herramientas CRM!
Cómo elegir una centralita VoIP
La mayoría de centralitas VoIP tienen muchas funcionalidades en común, sin embargo, hay pequeños detalles como las integraciones disponibles con los CRM, las funcionalidades de coaching, la capacidad de añadir SMS personalizados o de realizar campañas de marketing y a la vez realizar un seguimiento, que pueden ayudar en el momento de escoger la plataforma que más te conviene.
Una buena opción es la centralita VoIP de Ringover, una de las soluciones de telefonía IP más completa del mercado. Gracias a su constante evolución y adaptación a los adelantos del sector, Ringover se presenta como la mejor herramienta para gestionar tus comunicaciones empresariales. Entre las últimas funcionalidades añadidas encontramos las basadas en inteligencia artificial como el sentiment analysis, la transcripción de audio a texto en tiempo real o la posibilidad de automatizar tus campañas de prospección comercial con Cadence by Ringover.
Implementación de una centralita VoIP
La implementación de una centralita VoIP requiere una planificación adecuada para garantizar una transición fluida y maximizar sus beneficios. Este proceso incluye la evaluación de necesidades empresariales, la elección del proveedor adecuado y la configuración del sistema para adaptarse a la operativa de la empresa.
1. Análisis de necesidades y planificación
Antes de la instalación, es fundamental identificar los requerimientos específicos de la empresa, como el número de extensiones necesarias, integración con CRM, funciones avanzadas (grabación, colas de espera, desvío de llamadas) y compatibilidad con dispositivos existentes.
2. Elección del proveedor y tipo de centralita
Existen diferentes opciones de centralitas VoIP:
- Centralitas en la nube: No requieren hardware adicional y ofrecen flexibilidad y escalabilidad.
- Centralitas locales (on-premise): Se instalan en la infraestructura interna de la empresa, ofreciendo mayor control y seguridad.
Seleccionar un proveedor confiable con buena calidad de servicio, soporte técnico y compatibilidad con integraciones empresariales como Ringover es clave para el éxito del sistema de comunicaciones.
3. Instalación y configuración
El proceso de instalación implica:
- Configurar la red y asegurarse de contar con un ancho de banda suficiente para la telefonía VoIP.
- Instalar teléfonos IP o configurar softphones en computadoras y dispositivos móviles.
- Establecer reglas de enrutamiento de llamadas, grabaciones, buzones de voz y otros ajustes personalizados.
4. Pruebas y optimización
Antes de su uso oficial, se deben realizar pruebas para verificar la calidad del audio, la estabilidad de la conexión y el correcto funcionamiento de todas las funciones. Ajustes adicionales pueden ser necesarios para optimizar el rendimiento.
5. Capacitación y mantenimiento
Capacitar al personal en el uso de la centralita VoIP es fundamental para aprovechar todas sus ventajas. Además, es recomendable realizar un mantenimiento periódico y contar con soporte técnico para resolver posibles incidencias.
Mejora el rendimiento de tu empresa con una centralita VoIP
Una centralita en la nube es una evolución de la centralita IP tradicional. El paso que necesita dar tu empresa para trabajar con una centralita virtual con todo tipo de funcionalidades:
- Múltiples números telefónicos, nacionales e internacionales. Podrás contar con una alta flexibilidad para adaptarte a tus necesidades en cada momento.
- Llamadas con voz IP, con un menor coste de mantenimiento, ya que tu proveedor cloud se ocupa de la actualización y mantenimiento de la centralita virtual.
- Cero dependencia del hardware y las instalaciones; puedes tener una centralita virtual en la nube y conectarte desde el móvil, tablet u ordenador desde cualquier delegación de tu empresa, o incluso desde las casas de los empleados que teletrabajan.
- Sistema IVR. Programa automatizaciones de voz que te permitan mejorar la productividad y liberar líneas telefónicas, así como dar la imagen corporativa que deseas.
- Desvío de llamadas: enruta tus llamadas de forma manual o inteligente, de forma que puedas facilitar el trabajo de tus agentes.
- Integración CRM: es la solución perfecta para que tu equipo de Ventas o Atención al Cliente puedan acceder de forma inmediata a los datos de las comunicaciones e historial de relaciones con cada contacto en apenas unos clics.
Desde Ringover queremos que descubras las ventajas que tendría para la transformación de tu empresa evolucionar hacia una centralita virtual basada en la nube. Da el paso que necesitas para adaptar tu negocio a la digitalización y empieza a utilizar tu centralita VoIP. El tiempo de implementación es mucho menor que si tuvieras que implantar tu propia red de telefonía IP en tu empresa, con tu propio hardware y la adquisición de licencias de uso. Empieza ya tu prueba gratuita y descubre los beneficios de la centralita VoIP.
