Telefonía Cloud

La telefonía en nube funciona de forma diferente a la telefonía tradicional. Para ayudarte a entender cómo funciona, lee las siguientes líneas sobre la gestión y administración del sistema, la tecnología que hay detrás de las llamadas en la nube y la organización que hay para su mantenimiento.

Gestión y administración de un sistema de telefonía en nube

La gestión y administración de tu sistema en la nube se realiza directamente online a través de una cuenta con tu propia plataforma de administración accesible desde tu navegador web o desde la aplicación instalada en tu dispositivo.

Hacer y recibir llamadas en la nube

La telefonía cloud utiliza el protocolo de Internet para transportar las voces. Basada en una aplicación en línea, utiliza la tecnología VoIP, que consiste en convertir la voz de los interlocutores en paquetes de datos y enrutarlos a sus destinatarios. La VoIP puede resumirse así:

1. Captación de las voces de los interlocutores por el auricular o número SIP asociado a la aplicación de telefonía en la nube.
2. Conversión de las voces en paquetes de datos.
3. Enrutamiento de los datos a través de Internet hasta el destinatario.
4. Conversión de los paquetes de datos de nuevo en sonido (voz).

Estos pasos son posibles gracias a un códec: un programa informático capaz de gestionar la codificación y descodificación de datos digitales. Consulta con los distintos servicios de telefonía en la nube para saber qué códec utilizan, ya que esto afecta a la calidad de la llamada. Opta por las tecnologías más recientes y estables para evitar decepciones.

Mantenimiento

El mantenimiento de la telefonía cloud suele correr a cargo del proveedor, ya que es él quien aloja la aplicación y los datos pasan por sus centros de datos. Este mantenimiento se divide generalmente en 4 actividades:

1. Supervisión de los sistemas para detectar posibles problemas.
2. Mantenimiento preventivo, que consiste en actualizar a tecnologías más fiables y eficaces para garantizar un funcionamiento óptimo y seguro.
3. Intervención en caso de incidente: En caso de mal funcionamiento por parte del proveedor, sus equipos identifican el origen del incidente, lo corrigen e informan al cliente.
4. Asistencia al cliente: Si se produce un problema por parte del cliente, el proveedor de telefonía en la nube está obligado a establecer un servicio para ayudar a resolverlo.

La telefonía en nube ofrece las siguientes ventajas:

• Mejor control y reducción de costes, especialmente en términos de costes de instalación, costes de equipos y costes de mantenimiento.
• Escalabilidad: las líneas telefónicas pueden añadirse o eliminarse fácilmente según sea necesario. Esto hace que la telefonía en nube sea una buena opción si su empresa está creciendo
• Fácil instalación: configurar un sistema de telefonía en nube suele ser muy sencillo. Por supuesto, algunas aplicaciones son más fáciles de configurar que otras, pero normalmente sólo se tarda unos minutos desde la instalación hasta el primer uso.
• Flexibilidad: tener un sistema en la nube para telefonía te permite trabajar desde cualquier lugar siempre que tengas acceso a internet desde tu smartphone, tablet u ordenador.
• Calidad de audio: las llamadas en la nube suelen tener mejor calidad que las realizadas a través de teléfonos fijos tradicionales, ya que la voz se encapsula en pequeños paquetes de datos mediante un códec que facilita su enrutamiento a través de internet.
• Funciones avanzadas: Esta es sin duda una de las principales ventajas de la telefonía cloud, que ofrece funciones muy avanzadas como las conferencias telefónicas, la posibilidad de realizar campañas de mensajes de voz o la transcripción de llamadas.

La telefonía alojada ofrece innumerables posibilidades a las empresas. He aquí algunos ejemplos de uso:

• Recepción telefónica y gestión de las llamadas entrantes mediante un IVR (servidor de voz interactivo).
• Centralización de toda la comunicación de la empresa, si desea pasar a un call center omnicanal.
• Contactar con más clientes potenciales con la ayuda de una herramienta de marcación como Power Dialer.
• Aligerar la carga de trabajo de los agentes de atención al cliente con la ayuda de reglas de enrutamiento de llamadas personalizables.
• Ayudar a los empleados a alcanzar su pleno potencial con herramientas de formación y monitorización de llamadas.
• Obtener números virtuales para reforzar su presencia en zonas geográficas estratégicas para su actividad (en el extranjero o en una región diferente).
• Perfeccionar el discurso de ventas, analizando fácilmente el contenido de las interacciones entre los clientes/prospectos y la empresa.

La formulación correcta de esta pregunta sería: "¿Cómo elegir una solución de telefonía cloud? Para responder a esta pregunta, vamos a enumerar los criterios más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una solución de telefonía:

1. Compatibilidad con tus herramientas actuales: asegúrate de que la solución que elijas sea totalmente compatible con tus herramientas de negocio: CRM, herramientas de soporte, mensajería profesional, etc.
2. Coste: pregunta a los distintos proveedores para hacerte una idea clara de cuánto te costará migrar a la nube o instalar un nuevo sistema. Algunos proveedores o editores no son transparentes al 100% sobre los precios finales, por lo que es recomendable hacerles todas las preguntas posibles sobre el precio en función del número de usuarios, las funcionalidades, el compromiso, los costes de formación, los costes de soporte, etc.
3. Soporte técnico: Parece complicado evaluar el soporte técnico antes de suscribirse a una oferta en la nube. Sin embargo, hay muchas plataformas que recogen opiniones auténticas de clientes. Consúltalas para ver si el soporte técnico está bien gestionado por un proveedor concreto.
4. Seguridad: "Cloud" significa centros de datos. Por lo tanto, debes asegurarte de que los servicios de telefonía en la nube que has elegido ofrecen todas las garantías en cuanto a protección y uso de datos.
5. Calidad de audio: pide siempre hacer una prueba en condiciones reales para comprobar la calidad de las llamadas.
6. Funciones: De nada sirve elegir el paquete más completo del proveedor si sólo utilizas un puñado de funciones del mismo. Para orientarte, lo mejor es que hagas una lista previa de tus necesidades y pidas ayuda a tus compañeros. Al fin y al cabo, ellos serán los primeros usuarios, ¿no?

Los sistemas telefónicos de empresas, hospitales, servicios de emergencia y comunidades son, a su pesar, objetivos prioritarios de ataques maliciosos. Esto se debe al elevado número de líneas telefónicas que requieren estas organizaciones. Los riesgos son variados y van desde el pirateo de las líneas telefónicas hasta la saturación de las mismas (denegación de servicio) y la interceptación de llamadas.

Para evitarlo, la telefonía en la nube ofrece varias ventajas de seguridad, sobre todo en lo que se refiere a la protección de datos. Con Ringover, por ejemplo, todas las llamadas entrantes y salientes están encriptadas (DTLS-SRTP) para evitar que terceros intercepten tus llamadas o escuchen tus conversaciones. También puedes configurar una lista negra totalmente personalizable para bloquear las llamadas no deseadas. Por último, puedes proteger cada cuenta de usuario de tu solución VoIP con autenticación de dos factores.

La telefonía cloud se ha convertido en una necesidad para empresas de todos los tamaños, especialmente aquellas con empleados que trabajan a distancia de forma puntual o permanente. Las llamadas en la nube pueden realizarse y aceptarse desde cualquier lugar, siempre que haya conexión a Internet. Otra ventaja de la telefonía en la nube que no debe pasarse por alto es la calidad de las llamadas, que suele ser superior a la de la telefonía tradicional.

De hecho, el mejor software de telecomunicaciones en la nube permite disfrutar de un sonido cristalino durante las llamadas incluso en conexiones de menor calidad, como 3G. Por último, como ya se ha mencionado, un servicio de telefonía IP 100% en la nube elimina la necesidad de adquirir equipos telefónicos tradicionales y pesados. Puedes utilizar tus ordenadores o teléfonos de empresa actuales para beneficiarte de él.

En general, la telefonía VoIP ofrece mejor calidad de llamada que una línea fija, así como menores costes de instalación y funcionamiento y mayor flexibilidad. Alojada en la nube, su telefonía le permitirá aprovechar funciones adicionales que no admiten las líneas fijas, como la mensajería multimedia o las videoconferencias.

Los sistemas de telefonía en nube suelen ser más baratos que las líneas fijas. Esto se debe en parte a que las llamadas en la nube pueden hacerse y aceptarse utilizando una conexión a Internet existente. En cambio, las líneas fijas tradicionales requieren hardware y sistemas totalmente independientes para funcionar. Esto se traduce en un coste global más elevado para la instalación y el funcionamiento de las líneas fijas que para los sistemas VoIP alojados.

Un sistema telefónico en la nube, como su nombre indica, es un sistema cuya infraestructura está alojada en la nube y gestionada por terceros proveedores de servicios. No se aloja en las instalaciones de su empresa, sino en los centros de datos externos del proveedor de servicios elegido.

A diferencia de la telefonía tradicional, un sistema telefónico alojado en la nube utiliza VoIP para las llamadas. Envía datos digitales por Internet en lugar de utilizar la red telefónica tradicional y enruta las llamadas mediante una centralita en la nube.

Estos sistemas telefónicos almacenan todos los datos y la información en la nube, lo que aumenta la seguridad de los datos y reduce significativamente los costes de mantenimiento. Por último, el sistema telefónico en la nube suele funcionar mediante suscripción: puedes adquirirlo a un proveedor de servicios pagando una cuota mensual.

Dado que la telefonía en la nube no requiere inversión en hardware e infraestructura, suele ser menos costosa que los sistemas telefónicos tradicionales en las instalaciones. El coste real de un sistema de telefonía en la nube puede variar de un proveedor de servicios a otro en función de las características y funcionalidades que ofrezcan.

Los operadores de telefonía en nube suelen ofrecer distintos paquetes para empresas. Por ejemplo, Ringover ofrece un plan básico con todas las funciones esenciales de llamada que costará 21€ por usuario al mes con facturación anual. El plan avanzado incluye funciones e integraciones adicionales y te costará 44€ por usuario al mes. También puedes obtener una tarifa personalizada en función de las necesidades específicas de tu empresa.

Como estos planes de suscripción incluyen llamadas ilimitadas a múltiples destinos, puede reducir considerablemente el coste de las llamadas locales e internacionales. Tenga en cuenta que estos paquetes incluyen características y funciones adicionales, como SMS, fax por Internet, videoconferencia, etc.

Una llamada en la nube es una llamada telefónica que viaja a través de un sistema telefónico cuya infraestructura está alojada en la nube: en servidores en centros de datos. Las llamadas en la nube no se enrutan a través de teléfonos fijos o estaciones base y requieren una conexión a Internet para funcionar.

La mejor solución de telefonía cloud para tu empresa es la que mejor se adapta a las necesidades de tus empleados en el desarrollo de su actividad y la que te permitirá alcanzar tus objetivos, ya se trate de una solución telefónica para recepción, atención al cliente o ventas. Para encontrar la solución ideal, es fundamental hacer una lista de todas tus necesidades y limitaciones en este ámbito. No olvides consultar a tus empleados para identificar los problemas exactos a los que se enfrentan a diario. Entre las mejores soluciones de telefonía en la nube en España y en el resto de Europa se encuentra Ringover, que destaca por su flexibilidad, facilidad de uso y evolución constante.