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A medida que crece la demanda de una atención al paciente de alta calidad y los servicios sanitarios se hacen más complejos, los call center para sanidad están teniendo un impacto significativo. Estos sistemas van más allá de la telefonía tradicional y ofrecen funciones avanzadas que agilizan las operaciones, mejoran la satisfacción del paciente y refuerzan la comunicación interna.
El continuo cambio hacia la digitalización en la asistencia sanitaria pone de relieve la importancia de las herramientas de comunicación avanzadas. Por ejemplo, aunque muchos servicios se reservan por Internet, la mayoría de las citas médicas siguen programando por teléfono. Esto subraya la necesidad de un sistema de telefonía para hospitales eficaz y fiable.
En este artículo analizaremos las principales características de los sistemas telefónicos modernos, su impacto en la experiencia del paciente y la productividad del personal, y cómo elegir el sistema adecuado para tu organización sanitaria.
Tabla: 5 Mejores Sistemas de telefonía para hospitales
| Nombre del Software | Descripción del Software | Precio del Software |
|---|---|---|
| Ringover | Sistema telefónico en la nube con comunicaciones omnicanal, gestión de llamadas e integración con CRM. | Desde 21€/usuario/mes |
| RingCentral | Software VoIP que ofrece mensajería, videoconferencias y enrutamiento avanzado de llamadas. | Desde 30€/usuario/mes |
| Nextiva | Plataforma de comunicación unificada con VoIP, mensajería para equipos y herramientas de interacción. | Desde 18.95€/usuario/mes |
| 8x8 | Sistema telefónico empresarial con análisis IA, videoseguridad y comunicación multicanal. | Desde 24€/usuario/mes |
| Zoom | Videoconferencias seguras y sistema telefónico en la nube con opción para consultas virtuales. | Desde 10€/usuario/mes |
Lista: 5 Mejores Sistemas de telefonía para hospitales
1. Ringover
La completa plataforma de comunicaciones unificadas de Ringover está bien equipada para entornos médicos. Su software call center incluye funciones como videoconferencias seguras para telemedicina, enrutamiento avanzado de llamadas e integraciones con software empresarial complementario.
2. RingCentral
Este sistema telefónico ofrece servicios adecuados para un establecimiento médico. Incluye funciones básicas como videollamadas, asistentes automáticos, entre otras.
3. Nextiva
Nextiva ofrece funciones de gestión de llamadas, incluyendo recordatorios automáticos de citas. Su análisis basado en inteligencia artificial ayuda a los hospitales a optimizar los flujos de comunicación y mejorar la satisfacción del paciente.
4. 8x8
8x8 se enfoca en la movilidad y la interoperabilidad. Ofrece integración con dispositivos médicos y soporte para mensajes de texto, facilitando una comunicación segura para profesionales de la salud en movimiento.
5. Zoom
Zoom ofrece videoconferencias y llamadas de voz, aunque los precios pueden variar según el destino de la llamada. Funciones como salas de espera virtuales para consultas e integración con calendarios médicos ayudan a una mejor organización de las citas.
Características Clave de la Telefonía para Hospitales
Integración con Software de Gestión Sanitaria
Los sistemas telefónicos modernos para el sector salud están diseñados para integrarse sin problemas con el software de gestión sanitaria existente, como los registros electrónicos de salud (EHR) y las herramientas CRM. Esta integración permite a los profesionales acceder a la información del paciente directamente desde el sistema VoIP, agilizando la comunicación y reduciendo el tiempo dedicado a la introducción manual de datos.
Por ejemplo, sistemas telefónicos como Ringover ofrecen potentes capacidades de integración que permiten la sincronización automática de datos con aplicaciones integradas. Esto asegura interacciones más informadas y personalizadas con los pacientes.
Comunicación Omnicanal
La comunicación efectiva en el sector salud requiere la capacidad de contactar a los pacientes a través de múltiples canales. Los sistemas telefónicos modernos suelen incluir software omnicanal con mensajes de texto, correo electrónico y llamadas de voz ilimitadas, garantizando que los proveedores de salud puedan conectar con los pacientes mediante los métodos más convenientes y efectivos.
Este enfoque multicanal es vital, ya que no todos los pacientes tienen acceso o prefieren los mismos métodos de comunicación. Por ejemplo, la combinación de mensajes de texto, respuestas de voz interactivas (IVR) y llamadas de agentes ha demostrado mejorar significativamente las tasas de confirmación de citas y reducir las ausencias. Ringover incluso ofrece comunicaciones omnicanal en forma de mensajes por redes sociales y WhatsApp, para que puedas contactar a pacientes que prefieren no recibir llamadas o correos electrónicos.
Mejorando la experiencia del paciente
Los sistemas telefónicos modernos en el sector salud están diseñados para mejorar significativamente la interacción con el paciente, lo que se traduce en mayor satisfacción y mejores resultados en la atención. Una característica destacada es la integración de chatbots de inteligencia artificial y agentes conversacionales, que brindan acceso 24/7 a información y soporte. Esta disponibilidad constante es vital para pacientes que necesitan respuestas inmediatas o tranquilidad fuera del horario laboral habitual.
Los sistemas impulsados por IA también personalizan las interacciones accediendo a los registros de los pacientes y adaptando las conversaciones según sus preferencias, interacciones previas y necesidades específicas de salud. Esto reduce los tiempos de espera, asegura información precisa y ofrece experiencias personalizadas que hacen que los pacientes se sientan valorados y comprendidos.
Por ejemplo, la IA puede recordar a los pacientes sobre citas, renovaciones de medicamentos y otras tareas importantes relacionadas con la salud, mejorando la adherencia a los planes de tratamiento. Las capacidades de comunicación multicanal de la telefonía VoIP, como mensajes de texto, correo electrónico, WhatsApp y llamadas de voz, permiten que los pacientes se comuniquen con los proveedores de salud utilizando su método preferido. Esta flexibilidad es especialmente útil para personas con diferentes preferencias de comunicación o dificultades para acceder a servicios tradicionales.
WhatsApp o los mensajes de texto pueden entregar información crítica, como recordatorios de citas, actualizaciones de salud e instrucciones sobre medicamentos directamente a los dispositivos de los pacientes, minimizando confusiones y errores de comunicación.
Optimizando la coordinación y movilidad del personal
La coordinación eficiente del personal y la movilidad son aspectos esenciales en los sistemas telefónicos modernos para la salud. Funciones como las comunicaciones unificadas permiten al personal médico comunicarse sin problemas a través de diferentes dispositivos y ubicaciones. Esto es especialmente ventajoso para el personal que trabaja en múltiples lugares, ya que elimina la necesidad de compartir números personales o hacer múltiples llamadas.
Las aplicaciones móviles, como la de Ringover, aumentan la movilidad del personal al permitir que los cuidadores reciban mensajes, alertas y datos clínicos de forma segura en sus dispositivos móviles. Esta integración apoya prácticas basadas en evidencia, como las rondas rutinarias, reduciendo interrupciones y mejorando el proceso de atención en general. Los dispositivos móviles también pueden incluir funciones como alertas de “persona caída” y seguimiento de ubicación, que son especialmente útiles en entornos de alto riesgo, como salud mental o departamentos de emergencia.
Las funciones automatizadas de gestión de llamadas, incluyendo el enrutamiento y los asistentes automáticos, mejoran la eficiencia del personal al dirigir las llamadas al agente más adecuado, reduciendo los tiempos de espera y asegurando que las consultas de los pacientes sean atendidas rápida y correctamente.
Además, los sistemas automatizados pueden gestionar consultas y tareas rutinarias, como confirmaciones de citas y consejos básicos de salud, liberando al personal médico para que se concentre en necesidades de los pacientes más complejas.
Consideraciones para elegir el sistema de telefonía para hospitales
Evaluación de necesidades y escalabilidad
Al seleccionar un sistema telefónico para un hospital u organización de salud, es importante evaluar las necesidades específicas y los requisitos de escalabilidad de la instalación. Esto implica analizar la demanda actual y futura de líneas telefónicas y extensiones de usuario. Por ejemplo, considere la cantidad de llamadas que recibe su oficina u hospital, especialmente en horas pico, y si el sistema puede manejar un volumen mayor sin retrasos significativos ni llamadas caídas. Una estimación aproximada es suficiente, aunque si utiliza Ringover, el panel de análisis intuitivo ofrecerá una vista precisa y detallada de lo que ocurre con sus llamadas entrantes y salientes.
La escalabilidad es otro factor clave, ya que los centros de salud a menudo experimentan crecimiento o fluctuaciones en la demanda. Es esencial contar con un sistema que pueda agregar o eliminar líneas telefónicas y extensiones de usuario según sea necesario.
Las soluciones VoIP son especialmente adecuadas para adaptarse al crecimiento del centro, permitiendo una configuración rápida y ajustes sin necesidad de cambios extensos en el hardware. Además, es vital evaluar las necesidades de los distintos departamentos dentro del hospital u oficina médica. Comprender qué departamentos usan más las líneas telefónicas y qué funciones requieren ayuda a seleccionar un sistema que satisfaga esas necesidades específicas.
Por ejemplo, los equipos de respuesta a emergencias pueden requerir funciones avanzadas de enrutamiento de llamadas y prioridad en emergencias, mientras que el personal administrativo podría beneficiarse más de asistentes automáticos y funcionalidades de buzón de voz a correo electrónico.
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Capacitación y soporte
Una capacitación eficaz y un soporte confiable son componentes críticos para la implementación y mantenimiento exitosos de un sistema telefónico en salud. Dada la naturaleza compleja del entorno sanitario, donde el tiempo es valioso y el agotamiento del personal es una preocupación, el sistema debe tener una interfaz fácil de usar que requiera poca capacitación. Esto asegura que el personal pueda concentrarse más en la atención al paciente y menos en lidiar con la tecnología. Una opción como Ringover, diseñada para ofrecer una experiencia intuitiva, facilita que los trabajadores de la salud se adapten rápidamente.
Análisis costo-beneficio
Realizar un análisis exhaustivo de costo-beneficio es fundamental al elegir un sistema telefónico para la salud. Si bien el costo inicial es importante, también lo es evaluar los beneficios y ahorros a largo plazo que puede proporcionar.
Las soluciones de comunicaciones unificadas, por ejemplo, pueden ofrecer ahorros significativos al consolidar varios sistemas telefónicos en uno solo e integrarse con la infraestructura existente. Esto puede reducir la necesidad de múltiples sistemas y disminuir costos de mantenimiento. Además, los sistemas VoIP basados en la nube suelen ofrecer un modelo de precios flexible, donde solo se paga por lo que se necesita, algo especialmente beneficioso para centros con presupuestos variables.
También es importante considerar los beneficios indirectos, como la mejora en la satisfacción del paciente, mayor eficiencia del personal y mejor cumplimiento de normativas. Por ejemplo, un sistema telefónico compatible con HIPAA puede proteger la información sensible del paciente y evitar riesgos legales y reputacionales asociados a brechas de datos.
En conclusión: sistema telefónico para el sector salud
Un sistema telefónico moderno es una pieza esencial para operaciones de salud eficientes y efectivas. Mejora la experiencia del paciente mediante funciones como el enrutamiento automatizado de llamadas, la comunicación multicanal y las interacciones personalizadas.
Estos sistemas también aumentan la eficiencia del personal al optimizar las comunicaciones internas, automatizar tareas rutinarias y garantizar un acceso fluido a la información del paciente. Al elegir un sistema telefónico, es fundamental evaluar sus necesidades específicas, priorizar la escalabilidad y seleccionar una solución que ofrezca capacitación y soporte sólidos.
Además, realizar un análisis coste-beneficio es indispensable, con especial atención al cumplimiento de HIPAA, la flexibilidad y la rentabilidad. Invertir en un sistema telefónico avanzado puede mejorar significativamente la productividad de su organización de salud, la satisfacción del paciente y la calidad general de la atención. Modernizar su infraestructura de comunicación es un paso valioso que aporta grandes beneficios para pacientes, personal y operaciones comerciales.
