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Videollamadas grupales: cómo organizarlas con éxito

Videollamadas grupales: cómo organizarlas con éxito
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La videollamada permite comunicarse en tiempo real, a un coste menor y con facilidad. A partir de ahora, ya no tendremos que multiplicar las llamadas telefónicas, los faxes y los intercambios de correo electrónico y, sobre todo, ¡no tendremos que viajar! La videollamada solo requiere una buena conexión y una computadora, preferiblemente equipada con una cámara web. Los seminarios, las presentaciones y la formación ahora se pueden realizar de forma remota, gracias a la videollamada. Esto te permite dar un toque más humano a una conversación, lo que permite tener visibilidad sobre tus interlocutores y mantener la atención de todos. Tanto más cuanto los métodos de trabajo son cada vez más flexibles y esto requiere el uso de métodos adaptados. De acuerdo a un estudio realizado por Lifesize , el 90% de los encuestados dice que el video facilita la transmisión de su mensaje. ¿Cómo iniciar una videollamada? ¿Cómo involucrar a cada empleado en ella? ¿Cómo mantener la atención de todos los participantes? ¿Qué importancia tiene el buen comportamiento durante una videollamada? ¿Cómo finalizar correctamente una videollamada? Al igual que con una llamada de conferencia , la organización adecuada de una videollamada es esencial para obtener el máximo beneficio de ella. En este artículo le damos todas las claves para organizar bien tus videollamadas y ganar eficiencia mientras hace más agradable la colaboración.

Prepárate para la videollamada

Más del 50% de los usuarios de una videollamada desperdician casi 10 minutos en la configuración de la reunión, y el 83% dice que se necesitan más de 3 minutos para configurar e iniciar reuniones. Por eso es fundamental prepararse para una videollamada. Y comience asegurándose de tener herramientas funcionales para evitar problemas en medio de la reunión.

Elige la herramienta de videollamada adecuada

Como primer paso, asegúrate de que tu proveedor de servicios de videollamada tenga una red confiable y segura y la mejor calidad de audio y video. Aunque la mayoría utiliza una computadora para participar en una videollamada, el 31% de los usuarios participan desde un teléfono inteligente y el 13% desde una tablet. Por lo tanto, elige una solución que se integre con todo tipo de dispositivos, a saber, PC y Mac, pero también tabletas y teléfonos inteligentes (Android e iOS). Además, debe ser fácil de usar e intuitivo. No dude en probar varias herramientas antes de elegir la que mejor se adapte a sus expectativas y necesidades. Su herramienta también debe permitir compartir pantalla, esencial para la presentación de soporte visual. De hecho, esto le permite transformar instantáneamente su reunión en una sesión de trabajo colaborativo al compartir su pantalla o su presentación, por ejemplo. Por lo tanto, puede cooperar en un documento además de comunicarse cara a cara. Un punto a menudo olvidado pero que no debe pasarse por alto: el servicio al cliente. No es imposible que encuentre problemas durante la configuración de su herramienta o que tenga preguntas sobre su uso. La empresa cuya herramienta ha elegido debe poder apoyarlo durante el uso de su servicio y brindar respuestas claras rápidamente.

Asegúrese de que su hardware esté funcionando

Cuando se trata de la calidad de las videollamadas, el 46% de los usuarios dice que la calidad del audio puede ser la que obstaculice la buena comunicación de las videollamadas. Por lo tanto, antes de iniciar una videollamada, debe asegurarse de que sus dispositivos de audio y video estén conectados y funcionando correctamente. Si solo realiza videollamadas ocasionalmente, el micrófono y la cámara integrados de su computadora deberían ser más que suficientes. Sin embargo, si su computadora es bastante vieja, es posible que la cámara no sea de la mejor calidad. En caso de que participe en videoconferencias con regularidad, puede considerar invertir en un material de mejor calidad (cámara y / o auriculares). Si es posible, use audífonos o auriculares cuando esté en una reunión. La calidad del audio será más agradable que la del micrófono integrado de su computadora. Además, prefiera un auricular o auriculares con cable en lugar de bluetooth para evitar latencias. Los equipos de Ringover utilizan el Jabra Evolve 80 . El Sennheiser PC8 también es un buen producto, por un coste menor.

Compruebe que su conexión a Internet sea estable

Es posible que su red WiFi no cubra todas las habitaciones de su casa de la misma manera, especialmente si vive en una casa grande o con varios pisos. No importa qué tipo de acceso tengas (fibra óptica, ADSL, 4G, etc.), la calidad de tu Wi-Fi depende en ocasiones de pequeños detalles: ubicación del router, uso del ancho de banda ...

Para obtener la señal WiFi más fuerte, acérquese lo suficiente a su enrutador. El objetivo es que haya la menor cantidad de obstáculos posible entre él y su dispositivo. Esto se debe a que las paredes, pero también dispositivos como microondas y televisores, pueden causar interferencias potenciales en la señal e interrumpir la transmisión de datos. Si es posible, coloque su enrutador en un lugar alto en un área abierta. Ahorre ancho de banda cerrando todas las aplicaciones y páginas abiertas que necesitan una conexión a Internet. Del mismo modo, si otras personas utilizan dispositivos conectados a su red para actividades que utilizan mucho ancho de banda (descargas de películas, juegos en línea, videollamadas), pídeles que se tomen un descanso de la videollamada. Finalmente, si a pesar de todo esto tiene problemas durante su reunión virtual, asegúrese de que la solución de videollamadas que está utilizando le permite ajustar la calidad de su video y apagar HD.

10 buenas prácticas para asegurar el éxito de tus videollamadas

1 - Definir claramente los objetivos de la reunión

Seguir una agenda detallada y comenzar a tiempo puede reducir los tiempos de reunión hasta en un 80%. Por tanto, recuerda fijar claramente los objetivos y los distintos elementos que quieres abordar, unos días antes de la reunión. Para que no pierda el objetivo principal de la videollamada.

Limite el número de puntos a plantear durante la reunión para no perder el hilo de su conferencia al querer cubrir demasiados temas diferentes. Tómese el tiempo, con suficiente anticipación, para enumerar los temas que se discutirán durante la videollamada. Con el tiempo, podrá afinar los objetivos marcados según las opiniones y comentarios recogidos por los participantes.

2 - Seleccione los participantes

El error que no se debe cometer: ¡invitar a demasiadas personas a su reunión virtual! El hecho de que sea mucho más fácil configurar una videollamada (de hecho, todo lo que necesita es el equipo adecuado y una conexión a Internet), significa que la mayoría de los organizadores no tienen en cuenta estos elementos especialmente. Es necesario, una vez enumerados claramente los objetivos, definir con precisión quiénes son las personas interesadas por los temas definidos. No solo será más fácil seguir la dirección deseada durante la videollamada, sino que también todos los participantes se sentirán preocupados durante la reunión.

3 - Asegúrese de que todos estén disponibles e invite a los participantes individualmente

Antes de establecer la fecha y la hora de la reunión, asegúrese de que todos estén disponibles. Para asegurarse de que todos puedan asistir el día de la reunión, envíe una invitación a todos los participantes con algunas semanas de anticipación. También puede usar una aplicación de programación como Doodle o Vyte , para permitir que todos los asistentes seleccionen los espacios en los que estén disponibles. Si tiene varias oficinas en diferentes zonas horarias, recuerde tener en cuenta la diferencia horaria.

También envíe una invitación el día antes del Día D para recordarle los objetivos de la reunión, así como sus horarios. Indique quiénes son los posibles invitados y proporcione detalles adicionales sobre el formato de la reunión y los temas tratados. Puede incluir un documento que describa las mejores prácticas que todos deben adoptar para el buen desarrollo de la conferencia: indicar un nombre de usuario, silenciar el micrófono cuando no esté hablando, preguntar antes de hablar, apagar los teléfonos para evitar distracciones e interferencias, etc. De esta manera, evitará perder el tiempo recordando individualmente las reglas que deben respetarse para el buen desarrollo de la reunión. Atención: La mayoría de las soluciones de videollamada requieren que genere un enlace para compartir a través del cual puede unirse a la reunión. Tenga cuidado de no compartir este enlace públicamente para evitar que alguien se una a la conferencia web. Asimismo, esto se relaciona con el hecho de que debemos elegir una herramienta segura. Algunas soluciones le permiten agregar una contraseña para estar autorizado a unirse a la conferencia.

4 - Favorece un ambiente tranquilo, luminoso y neutro

Ahora que tiene los elementos importantes para comenzar su videollamada, es decir, objetivos claros y un equipo que funcione bien, necesita encontrar el lugar adecuado para que su reunión funcione sin problemas. Aunque esto ocurre a distancia, es importante que sea un momento de compartir productivo y efectivo, pero también ameno. El lugar en el que elija sentarse para su conferencia web es importante. Nadie quiere ver y oír a tus hijos jugando a las escondidas en la puerta de al lado ... así que elija una habitación tranquila y cerrada para evitar posibles distracciones.

Si es posible, utilice una habitación que deje entrar la luz natural. De esta forma su rostro se iluminará y será más agradable para los demás participantes. Sin embargo, si su habitación no recibe mucha luz solar, también puede sentarse en una luz ligera (no demasiado fuerte, para evitar dolores de cabeza). En cuanto al fondo, es preferible que sea neutro. Una simple pared funcionará (si no es verde fluorescente, por supuesto). La idea no es solo evitar forzar la vista de los demás participantes, sino también no distraerlos. El entorno en el que te encuentres debe ser lo más simple posible, no completamente vacío, pero no sobrecargado de documentos o elementos decorativos.

5 - Elija un atuendo sencillo y adaptado

El hecho de que trabaje desde casa no significa que pueda permitirte asistir a tus reuniones en pijama o sin pantalones (sí, el 11% de las personas no usarían pantalones en las videollamadas). Tampoco se le pide que use un traje de tres piezas. Es solo cuestión de encontrar el equilibrio adecuado. Logre un equilibrio y elija un atuendo simple e informal que se mantenga en línea con el código de vestimenta de su lugar de trabajo.

Evite las rayas y los patrones a cuadros que pueden crear ondas en la imagen y distraer a los demás, así como la ropa blanca o negra simple que puede causar problemas de enfoque y exposición a la luz.

La comodidad también es un punto que no debe pasarse por alto durante una videollamada. Un estudio realizado por Barco y Circle Research destaca el hecho de que una reunión promedio dura 48 minutos. Por tanto, es fundamental que se sienta cómodo durante todo el proceso.Elija una silla o sillón cómodo. Lo ideal es una silla de oficina cuya altura se pueda ajustar. De hecho, la elección de una buena silla es fundamental en la ergonomía y el equipamiento de una oficina. Esto no solo evitará que gesticules y que el encuentro sea menos placentero, sino también de dolores de espalda y cuello.

7 - asegúrese de que todos sean identificables

Las herramientas de videollamada le permiten mostrar el nombre de cada usuario. Asegúrese de que todos inserten su nombre de usuario (o apodo) en la configuración de su interfaz, especialmente si es la primera vez que organiza este tipo de reunión o cuando algunos participantes no se conocen entre sí. Pequeño consejo: para que todo el mundo piense en introducir su usuario, indícalo en tu invitación a la reunión.

8 - silencia tu micrófono cuando no estés hablando

Incluso si se asegura de estar extremadamente callado mientras otra persona está hablando, la mayoría de los micrófonos son sensibles incluso a los sonidos bajos. Para que todo el mundo pueda oírle cuando esté masticando chicle o haciendo ruido con su bolígrafo ... Siempre apague el micrófono cuando no esté hablando para evitar el ruido de fondo que puede llegar a ser muy molesto para todo el mundo. Actívalo solo cuando necesite hablar. Asimismo, suponga que alguien entra en la sala y comienza a hablar durante su reunión (lo cual es muy posible si trabaja desde su casa), esto le evitará tener que apresurarse a encontrar el botón "silenciar".

9 - Nombre al moderador de la reunión

Según un estudio realizado por Wisembly en asociación con el IFOP , el 23% de los encuestados dice que algunos acaparan el piso. Para evitar que la videollamada se prolongue, puede designar a alguien para que se encargue de garantizar que la reunión no se prolongue. Para ello, dale todos los detalles sobre los diferentes temas que se tratarán durante la conferencia, así como el tiempo máximo dedicado a cada punto (una especie de hoja de ruta). Así, esta persona podrá indicar periódicamente el tiempo restante para no perder eficacia. Esta persona también se encargará de facilitar los intercambios y distribuir el discurso para evitar hablar simultáneamente. Un pequeño consejo: algunas herramientas le permiten indicar que quiere hablar mediante la función "Levante la mano" o un chat, lo que le permite no cortar el intercambio en curso. Para que todos sepan que quiere hablar y el facilitador volverá para dejarle hablar. Una vez que le invite a hacerlo, active su micrófono y hable.

10 - Concluya la reunión correctamente

Al finalizar la videollamada, resume verbalmente los puntos discutidos, las principales misiones así como los elementos que constituirán la próxima reunión. Es importante que te asegures de que todos conozcan debidamente las decisiones que se toman y las misiones que se les encomiendan.

Deje tiempo para preguntas y respuestas, de 5 a 10 minutos al final de la reunión. De esta forma, todos podrán realizar libremente sus preguntas y plantear cuestiones que no se hayan abordado adecuadamente y se podrá valorar que se han cumplido los objetivos y que todo está claro en la mente de cada participante. Por último, no olvide compartir un informe claro y preciso de 2 páginas como máximo, dentro de las 24 horas posteriores a la videollamada. En él, haga un resumen de las discusiones, decisiones tomadas, acciones a tomar y cualquier comentario. Ringover ha desarrollado Meet by Ringover, una herramienta de videollamada gratuita y 100% segura. En 1 clic, abre una sala de reuniones virtual, accesible en cualquier momento, desde cualquier medio, sin descargar y sin ningún dato personal para ingresar. Hemos reunido en este artículo todas las funcionalidades de Meet by Ringover para ayudarle a organizar y triunfar en tus videollamada gracias a nuestra herramienta.

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