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Sea cual sea el sector de tu empresa, crear un número de teléfono gratuito es una excelente manera de que tus clientes o posibles clientes se pongan en contacto contigo de forma gratuita. Tienes todas las de ganar: profesionalizar tu atención telefónica, aumentar la satisfacción de tus clientes o prospectos, mejorar tu imagen de marca... Las ventajas de un número virtual gratis son numerosas.
Y la buena noticia es que ahora es muy fácil crear este tipo de número gratuito (toll free number) especial, incluso si se trata de una organización pequeña. En este artículo te lo explicamos.
¿Qué es un número gratuito?
Un número gratuito es un número de teléfono gratuito para la persona que llama desde un teléfono fijo o móvil. El coste de la llamada corre a cargo de la empresa titular del número: es el destinatario quien paga. En España, los números gratuitos empiezan por el prefijo 900, 901 o 800 para las versiones de 10 cifras.
También pueden ser números cortos de 6 cifras (116 xxx) o de 4 cifras (31 xx o 31 xx). Las empresas suelen utilizarlos para campañas publicitarias o de marketing. Las autoridades públicas también utilizan estos números especiales para ayudar a los ciudadanos con problemas de salud o adicciones, como el número virtual gratis del servicio de información sobre drogas, para orientar a las familias de víctimas de catástrofes, etc. Durante la pandemia, el número gratuito más popular fue el destinado a informar sobre el Covid19, disponible las 24 horas al día y los 7 días de la semana.
¿Cómo funciona exactamente un número gratuito?
Los números gratuitos funcionan como cualquier otro número de teléfono. Las personas que llaman simplemente marcan el número desde su teléfono fijo o móvil para establecer una llamada. La única diferencia es que las llamadas no se cobran a la persona que llama.
Se llaman números con tarificación especial, entre los que encontramos los gratuitos o los parcialmente gratuitos como los 803, 804 ó 905.
¿Cuáles son las ventajas para una empresa?
Un número de teléfono gratuito puede ser muy beneficioso para tu empresa, sea cual sea su tamaño. Puede aumentar tu imagen de marca y tu credibilidad. Pero, sobre todo, un número gratuito puede ser un elemento decisivo en tus campañas de marketing y mejorar significativamente el ROI de las mismas: realización de pedidos, solicitud de información sobre un producto, etc. Las empresas que crean un número gratuito 900 pueden hacerlo por varias razones:
1. Mejorar la satisfacción del cliente
Imagina que uno de tus clientes intenta llamarte para hacer un pedido de uno de tus productos, comunicar un problema o solicitar información. Si este cliente tiene que pagar de su bolsillo para ponerse en contacto contigo, es probable que se moleste bastante, o incluso que cuelgue antes de conseguirlo - especialmente si tiene que esperar en una cola - y la imagen de tu empresa se verá afectada. Al ofrecer a tus clientes la opción de llamarte a un número gratuito, estás demostrando que estás disponible para tus clientes, estás cumpliendo con sus expectativas y estás aumentando su satisfacción. Podrán ponerse en contacto contigo en cualquier momento, de forma gratuita. Cuanto más fácil se lo pongas a tus clientes, más probable es que sigan siendo fieles a tu empresa, e incluso que recomienden tu marca a sus colegas o amigos. Un efecto bola de nieve, ¡en el buen sentido de la palabra!
2. Aumenta tu credibilidad
Aunque los números gratuitos pueden ser utilizados por empresas de todos los tamaños, desde PYMES a multinacionales, son especialmente útiles para las organizaciones que acaban de empezar: start-ups, nuevas empresas, empresarios individuales, etc. Crear un número gratuito para tu empresa te da más credibilidad ante tus clientes y mejora tu imagen, tanto si estás solo como si tienes todo un equipo de centro de llamadas detrás.
3. Seguimiento de tus campañas de marketing
¿Sabía que un número 900 puede ayudar a seguir los resultados de las campañas de marketing? Si lanzas varias campañas al mismo tiempo en diferentes medios (vallas publicitarias, publicidad en radio, folletos, etc.), puede resultar difícil saber cuál ha generado una llamada. Con un número gratuito, puedes crear extensiones que te servirán para diferenciar el tráfico telefónico en función de tus campañas publicitarias y, así, medir su eficacia más fácilmente.
Las ventajas de un número gratuito virtual
1. Rapidez de instalación
En telefonía, existen dos tipos de números: los números tradicionales, que están directamente vinculados a extensiones telefónicas, y los números virtuales, que funcionan con cualquier sistema de telefonía a través del desvío de llamadas, e incluso con cualquier dispositivo (ordenador, smartphone, tableta) a través de aplicaciones de telefonía VoIP. Para una configuración rápida, elige un número de empresa virtual que puedas utilizar con tu sistema de telefonía habitual, tu ordenador o tu smartphone.
2. Funcionalidades avanzadas
Un número gratuito virtual también ofrece funciones avanzadas de atención telefónica:
- Recepción telefónica configurable en línea
- Integración con CRM
- Agrupación de llamadas
- Desvío de llamadas a número móvil
- Campañas de SMS y de correo electrónico
- Teleconferencia y videollamada
Todas estas funciones pueden gestionarse fácilmente desde un panel de control disponible en una aplicación web.
3. Reducción de costes telefónicos
Las llamadas regionales e internacionales a un número virtual gratis pueden desviarse automáticamente al departamento adecuado dentro de la organización a través de Internet. De este modo, puede parecer que las llamadas internas o entrantes de los clientes son a un número local, pero la llamada se atiende en el otro extremo del mundo sin coste adicional para la organización. Del mismo modo, con un número virtual gratis, los empleados pueden ser localizados en cualquier lugar, en cualquier momento, en una variedad de dispositivos, sin coste adicional.
4. Presencia local
Los clientes actuales y potenciales suelen preferir tratar con un proveedor de servicios local. La compra de números virtuales permite a tu empresa establecer una presencia local, incluso si tus oficinas siguen estando centralizadas o ubicadas en una región completamente diferente. Utilizar un número virtual gratis local le permite añadir un toque personal a la relación con sus clientes. Las personas que llaman también aprecian llamar a un número local en lugar de a un número de larga distancia más caro.
5. Mayor seguridad
El uso de números virtuales combinado con la grabación de llamadas significa que las llamadas pueden controlarse rigurosamente. Una organización puede ver fácilmente quién ha llamado, dónde, cuándo y a qué coste. Establecer límites de llamadas para los números puede aumentar la seguridad y reducir aún más los costes. Asociar un perfil de seguridad a un número virtual gratis en lugar de a un dispositivo físico impide que los usuarios realicen llamadas no autorizadas, sobre todo a números regionales e internacionales caros.
¿Cuánto cuesta un número gratuito?
El precio de un número virtual para empresas varía en función de varios factores:
- el país desde el que se llama y el país al que se llama: algunos países tienen restricciones que pueden afectar a los precios, encareciendo los números gratuitos;
- el tipo de número gratuito utilizado
- el proveedor de servicios.
Con Ringover, por ejemplo, puedes activar fácilmente tu número gratuito en sólo unos minutos. Todo ello por la módica suma de 21 euros al mes. Ten en cuenta que los números gratuitos no siempre funcionan para tus clientes en el extranjero, así que consúltalo con tu proveedor.
¿Cómo consigo un número gratuito?
Para obtener un número gratuito, puedes comprárselo a un operador tradicional o a un proveedor de números virtuales. Si recurres a un proveedor de números virtuales como Ringover, te beneficiarás de una serie de ventajas.
Un número gratuito en la nube
Al elegir un número virtual gratis, tendrás acceso gratuito a un número gratuito a través de la Nube, es decir, un número que no estará vinculado a una línea fija ni a una línea telefónica de Internet. Como resultado, la configuración de tu número gratuito será más sencilla y no requerirá ningún coste de instalación adicional.
Activación inmediata
Con un proveedor de números virtuales como Ringover, no es necesaria ninguna instalación y la activación de tu número sólo lleva unos minutos. Podrás asociar tu número virtual 0800 con un saludo telefónico personalizado de calidad de tu elección. Ringover también te proporciona todas las herramientas que necesitas para hacer un seguimiento de las llamadas, así como una interfaz de seguimiento basada en web y una aplicación móvil para iOS y Android.
Facturas bajo control
Crear un número de teléfono gratuito con Ringover significa que ya no tendrás que preocuparte por tus facturas a final de mes. Desde el principio, puedes elegir tu número mensual de horas de comunicaciones fijas o móviles al mes, incluido el saludo de voz y el seguimiento de llamadas.
Flexibilidad para adaptarse a sus necesidades
Los paquetes de números gratuitos de Ringover se ofrecen sin compromiso de permanencia. Por lo tanto, tu empresa podrá cancelar su número gratuito sin previo aviso y en cualquier momento. Gracias a Ringover, benefíciate de un servicio completo, que incluye un número gratuito y un saludo personalizado, y accede a tu interfaz telefónica estés donde estés, desde un smartphone, una tableta o un ordenador. Empieza ya tu prueba gratuita y descubre por ti mismo el poder de la comunicación cloud.
