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16 consejos para mantenerte productivo trabajando desde casa

16 consejos para mantenerte productivo trabajando desde casa
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Independientemente de la nacionalidad, la situación económica o las condiciones de vida, todos hemos sido afectados en cierta medida por la crisis de COVID-19 en los últimos meses. De hecho, parece que no se habla de otro tema en los medios de comunicación de hoy en día, lo que a veces puede generar una sensación de impotencia. Pero sorprendentemente, la situación actual también ha traído algunos beneficios, como la reducción de la contaminación y el consumo o el desarrollo de innovaciones médicas y tecnológicas. Por encima de todo, esta crisis ha mostrado al mundo lo que podemos lograr si trabajamos juntos hacia un objetivo común.En la mayoría de los países, las medidas de contención han hecho necesaria la introducción del teletrabajo en muchas empresas que tal vez nunca hubieran considerado la posibilidad de hacerlo. Si usted es uno de los millones de trabajadores que ha tenido que trasladar la oficina a casa (o colocar su portátil en la mesa de la cocina), probablemente es consciente de la gran cantidad de distracciones que pueden impedirle trabajar eficazmente.Algunos de nuestros empleados de Ringover han compartido sus consejos personales sobre lo que les ayudó a mantenerse productivos mientras trabajaban en casa durante los últimos meses.

1. Respetar las horas de trabajo regulares

...tanto como sea posible, ¡por supuesto! Uno de los mayores obstáculos para ello es, sin duda, la presencia de los niños en el hogar, especialmente si aún no son independientes con sus deberes. Si está criando a sus hijos con una pareja, puede ser útil acordar un horario regular basado en las necesidades de la familia: uno de los padres trabaja los martes, jueves y viernes por la mañana mientras que el otro se encarga de los deberes, por ejemplo. Además, no te sientas culpable por dejarlos frente a una pantalla un poco más de tiempo de lo habitual si eso te ayuda a cumplir con sus plazos (y te mantiene cuerdo).Consejo Ringover:

De acuerdo con la ley de Parkinson, tardamos en realizar una tarea el mismo tiempo que establecemos para completarla. Así que trata de trabajar en sprints de 30 minutos para darte un plazo y hacer el trabajo más rápido.- Joseph C., desarrollador de negocios.

Si vives solo o con otras personas que son autosuficientes, trata de "conectarte" y "desconectarte" a horas del día en las que normalmente lo harías. El uso de funciones como el horario de trabajo de Ringover le permitirá administrar el volumen de las llamadas entrantes y cambiar automáticamente al correo de voz fuera del horario de trabajo.

2. Organiza tu día con una "lista de cosas por hacer", pero se flexible.

El primer paso es establecer objetivos específicos durante el día para asegurarte de que los alcances. Enumera tus tareas en orden de prioridad, de la más importante a la menos importante, estimando el tiempo necesario para cada una (con un poco de margen). Divida las tareas más voluminosas en subtareas, puede ser útil para asignar tiempo a cada una de ellas. Y rellena tu lista de tareas con notas y etiquetas de llamadas de Ringover para no perder ningún detalle importante. De esa manera, mantendrás a tu jefe y a sus clientes contentos, y no te sentirás culpable por dejar las tareas menores para mañana!Consejo Ringover:

Siempre hago una lista de cosas por hacer la noche anterior para el día siguiente, así no pierdo tiempo en empezar el día. Así sé lo que me falta por hacer al final de cada día.- Geoffrey D., desarrollador de negocios

3. Establece el límite entre lo profesional y lo personal

Si es posible crea un espacio de trabajo dedicado que te inspire, aunque sólo sea para ordenar la pila de ropa en su cama antes de enviar tus e-mails. Si tienes un ordenador estrictamente de empresa, asegúrate de que sólo lo utilizas para el trabajo y mantén tus actividades informáticas personales en tu dispositivo personal. Si no necesitas responder a las llamadas de negocios en tu móvil, déjalo apagado o en modo silencioso, preferiblemente en otra habitación para no tener la tentación constante de revisarlo durante el día.Y si tienes un ritual para relajarse cuando llegues a casa después del trabajo (prepararse una taza de té, preguntar a cada miembro de su familia cómo les fue el día, ...) ¡Asegúrate de seguir haciéndolo!No dudes en compartir tu horario con los miembros de su familia y amigos. Esto les impedirá sugerir actividades espontáneas en mitad del día cuando estés ocupado con el trabajo.Consejo Ringover:

Te recomiendo que tengas una habitación o área dedicada al trabajo en tu apartamento o casa para crear una rutina similar cuando llegues y salgas de tu puesto de trabajo habitual por la mañana y por la tarde.- Erwan B., Gerente de Ventas

4. Define tu papel

Es muy posible que tus responsabilidades dentro de la empresa hayan cambiado en las últimas semanas o meses, dependiendo de la industria, las necesidades cambiantes de los clientes, las nuevas tendencias del mercado, las interrupciones de la cadena de suministro y tal vez incluso los despidos o las vacaciones.Los contadores pueden encontrarse de repente absorbiendo las responsabilidades del departamento de nóminas, y los vendedores pueden estar luchando por dominar el nuevo software para gestionar los prospectos de forma remota. Es por eso que tendrás que mantener una línea de comunicación muy clara (algo que incluso los CEOs a menudo descuidan) con sus supervisores, miembros del equipo y/o empleados a su cargo.Usando plataformas en la nube como Ringover, puedes chatear, hacer llamadas internas gratuitas y programar sesiones de videoconferencia con su equipo. Dado que ya no estáin todos en la oficina, es más importante que nunca tener las herramientas adecuadas para hacer una lluvia de ideas y asegurarse de que todos están en la misma línea sobre lo que se espera de ellos de forma realista y lo que la situación actual significa para el futuro de su empresa y su industria.Y recuerda: se flexible, pero no pienses demasiado a lo grande. Si te sientes abrumado y necesitas hacer algunos ajustes, hazlo saber a tus colegas lo antes posible para encontrar una solución.Consejo Ringover:

¡Cambiar a teletrabajar el 100% no fue una tarea fácil! Pero una vez que cambié de opinión y me tomé el tiempo de trabajar con mi equipo, para averiguar qué ajustes necesitaba hacer para trabajar mejor en mi nuevo entorno, empecé a sentirme menos abrumada y mi día de trabajo se volvió menos caótico.- Megan D., representante de ventas.

5. Dispon de un número de teléfono profesional independiente

Una línea separada dedicada a las llamadas de negocios le permitirá evitar contestar demasiadas llamadas personales durante el día o tener que llamar a clientes o socios desde su número personal. La aplicación Ringover te permite tener múltiples líneas locales y móviles, así como correo de voz personalizado en tu teléfono actual, lo que se traduce en un importante ahorro para tu empresa en términos de suscripción y hardware.Con Ringover, tienes la posibilidad de elegir qué número mostrar cuando realizas llamadas, basándose en la ubicación de la persona a la que llama. También puedes establecer el horario de funcionamiento de su línea de Ringover para garantizar su derecho a desconectarse y evitar que las llamadas de clientes extranjeros le despierten a cualquier hora de la noche.Consejo Ringover:

Siempre separo mis llamadas de negocios de las personales. ¡Uso la aplicación móvil Ringover para esto, por supuesto! Tengo un número de teléfono separado para los negocios, esta es la única manera de que mis clientes me llamen. Los detalles de las llamadas de mis clientes se mantienen separados de mis llamadas personales y sé exactamente cómo responder cuando veo llamadas en mi línea de negocios.- Aymeric V., fundador de MTM Concept

6. Toma breves descansos durante el día

¡No negocies con los descansos! Los descansos cortos y frecuentes a lo largo del día son una de las mejores maneras de cuidar de tu salud mental y física, incluso en tu entorno de trabajo habitual. Con el estrés añadido y la incertidumbre de la situación actual, los riesgos de agotamiento y ansiedad pueden ser aún más pronunciados para el trabajador a distancia.Otro riesgo es asumir más responsabilidad de la que se puede asumir de forma realista, pensando que el tiempo ahorrado en los desplazamientos hacia y desde el trabajo se traduciría automáticamente en un aumento de la productividad.Consejo Ringover:

Tómate un descanso de 2 minutos después de tratar con un cliente insatisfecho, una mala experiencia de solicitud telefónica o si no puedes hacer algo al respecto. Esto te permitirá calmarte y volver a centrarte en lo positivo.- Romain C., técnico de apoyo

Con el modo "No molestar" de Ringover, puedes poner las llamadas en espera durante un período de tiempo predefinido. Tómate 5 o 10 minutos cada hora o dos para prepararte una taza de café, salir a caminar alrededor de su casa, alimentar al gato, apretar una bola de estrés o tocar algunas notas en el piano, siempre que la actividad no implique una pantalla.Numerosos estudios demuestran que el tiempo prolongado frente a una pantalla puede causar fatiga, sequedad e irritación de los ojos, ¡así que no se olvide de tomar un descanso! Levantarse y moverse de vez en cuando le ayudará a concentrarse mejor cuando reanude sus tareas. Considere la posibilidad de utilizar una aplicación como Break Timer o Take a Break para ayudar a manejar estos descansos.Consejo Ringover:

Recomiendo insistentemente que te tomes un verdadero descanso a la hora del almuerzo. Apaga el ordenador y asegúrate de no revisar el correo electrónico durante el descanso. Me gusta hacer algo bueno para comer y evitar comer delante de mi ordenador. Cuando vuelvo al trabajo, me encuentro mucho más productiva que cuando no me tomo un verdadero descanso.- Gabriela G., Jefe de Éxito de Clientes.

7. Elegir las herramientas adecuadas

Las herramientas de chat y videoconferencia han facilitado el contacto constante con sus colegas a distancia. Además de mejorar la moral y evitar que los miembros del equipo se sientan como si estuvieran trabajando solos, estas herramientas permiten a todos estar al día con las noticias de la empresa a medida que pasan los días, a la vez que les recuerdan la importancia de sus contribuciones individuales.Otras características importantes que te pueden ayudar a que el trabajo en casa sea más cómodo incluyen..:

  • Un auricular y un micrófono profesional para una comunicación de calidad HD y para eliminar el ruido de fondo.
  • un teclado y un ratón ergonómico para una mejor posición y comodidad de la mano
  • un segundo monitor para mejorar la capacidad visual y la eficiencia
  • una lámpara de escritorio para mejorar la visibilidad y reducir la tensión ocular causada por la pantalla del ordenador
  • un amplificador de señal Wi-Fi para obtener una señal Wi-Fi más rápida y fiable
  • una silla ergonómica para mejorar la postura de tu cuerpo cuando estés sentado durante largas horas
  • un despertador para ayudarte a mantener tu horario.

Te recomendamos insistentemente que utilices una herramienta de gestión de proyectos y productividad como Taskeo para ayudar a centrarte en el trabajo en lugar de en la gestión de tareas y procesos. Por último, la implementación de un sistema de telefonía en la nube para tu empresa aumentará la productividad de los equipos a distancia, mejorará la colaboración y dará a los líderes de los equipos una mejor visibilidad de la actividad.Consejo Ringover:

Lo que me funciona es levantarme temprano, hacer deporte, usar las mejores herramientas disponibles, incluyendo Ringover, y trabajar en una compañía dinámica y ambiciosa que deposita una confianza total en todos sus empleados.- Thomas C., Gerente de Ventas

En nuestro blog: 9 herramientas de trabajo a distancia

8. Comunícate con tu equipo

¡Si trabajas en equipo no descuides la comunicación! Hacer conjeturas rápidas, no hacer que las personas adecuadas revisen su trabajo o simplemente no hacer preguntas a tu supervisor porque no quieres molestarlo lleva a errores, pérdida de tiempo y frustración. Al mismo tiempo, no querrás inundar a tus colegas con demasiados correos electrónicos o mensajes flojos que se perderán o simplemente serán ignorados.Una buena manera de evitar esto es programar intercambios cortos de video para compartir puntos clave. Las llamadas de conferencia de Ringover y la herramienta de Ringover Meet son opciones seguras para organizar más intercambios personales entre dos o más colegas. De esta manera, no se olvidarán detalles esenciales y no quedarán desacuerdos o fuentes de confusión sin resolver.Consejo Ringover:

Durante los días de teletrabajo, la mayoría de los cursos de formación se organizaron a través de Ringover Meet, una aplicación de vídeo encuentro. No es la pandemia lo que me va a impedir aprender cosas nuevas para desarrollar mi carrera.- Jashmin P., aprendiz de marketing digital

9. Cuida tu estado físico

Aunque tu salud psicológica tiene un impacto definitivo en tu eficiencia en el trabajo, tu salud física también juega un papel importante. Y depende de una combinación de ejercicio físico, una dieta saludable y del tiempo de sueño. A menos que seas una de las pocas personas para las que 4 o 5 horas de sueño por noche son suficientes, la mayoría de los expertos recomiendan conseguir de 6 a 8 horas de sueño continuo en un período de 24 horas.Consejo Ringover:

Intento llevar una vida sana comiendo bien, durmiendo bien, haciendo un poco de deporte por la noche y siguiendo 15 minutos de ejercicio en YouTube por ejemplo (para mantener el ritmo y estar siempre en lo alto!).- Romain C., desarrollador de negocios.

Los refrigerios saludables y bajos en azúcar pueden ayudarte a hacer frente a la situación si sientes que tu nivel de energía disminuye a determinadas horas del día, siempre y cuando los cronometres bien y te asegures de no escatimar en la hora de la comida.Consejo Ringover:

Me inspiro mucho en el estilo de vida de los atletas profesionales. Duerme temprano para descansar lo suficiente durante la semana y come bien para no sentirte cansado/a durante el día.- Geoffrey D., desarrollador de negocios.

Y, por supuesto, cualquier ejercicio - ya sea pasear al perro o subir las escaleras en lugar del ascensor - es mejor que nada, aunque la mayoría de la gente debería esforzarse por 2 o 3 horas de ejercicio moderado por semana.Consejo Ringover:

Me gusta despertarme en silencio y hacer 15 o 20 minutos de yoga y 5 minutos de meditación. Si no tienes prisa por coger el metro o cualquier otra cosa, puedes disfrutar de ese tiempo tranquilo por la mañana.- Carlos M., representante de ventas

10. Celebra las victorias del equipo

¿Un miembro de tu compañía firmó con un gran cliente? ¿Tu equipo acaba de cerrar un trato importante? ¿Has logrado calificar a todos tus clientes potenciales para el día? No te olvides de felicitar a tus colegas por su trabajo. Reconocer los logros de todos ayudará a mantener la moral, construir el espíritu de equipo, hacer que los nuevos reclutas se sientan parte de algo especial, y motivar a aquellos cuyo rendimiento es bajo.

11. Vístete profesionalmente

Aunque sólo signifique dejar la bata y ponerse unos vaqueros limpios, vestirse antes del trabajo le hará sentirse listo para salir de casa, afectará a su estado de ánimo sobre los objetivos del día y aumentará su productividad. Intenta ducharte, cambiarte y estar presentable antes de sentarse frente al ordenador al principio de cada día.Consejo Ringover:

Me aseguro de prepararme como si fuera a la oficina. Trabajar en pijama o despertarme 5 minutos antes de mi primera reunión, no es mucho para mí. Me gusta sentirme activo todo el día, eso aumenta mi productividad.- Gabriela G., Jefe de Éxito de Clientes

12. Manten el contacto regularmente

Trabajar lejos de tu equipo puede hacer que cualquier empleado se sienta solo y aislado después de un tiempo. También puede tener un impacto en la cohesión y el dinamismo de su equipo. Una buena manera de evitar este tipo de situación es planear un tiempo regular de interacción, por ejemplo cada mañana o antes de que todos salgan de la “oficina”, sólo para entrar, compartir una broma y reagruparse.Algunas personas pueden motivarse escuchando cómo sus colegas pasaron el día y los desafíos que enfrentaron. El simple hecho de compartir experiencias de vez en cuando puede ayudar a que todos se relajen y se sientan escuchados.Como líder de equipo, el hecho de consultar a tus empleados también ayuda a asegurarles que estás ahí para darles el apoyo moral y el estímulo que puedan necesitar. También es una oportunidad para recordar a cada miembro del equipo que no tiene que valerse por sí mismo si se encuentra con dificultades.Consejo Ringover:

¡Conocer a tus colegas es muy importante! Me gustan especialmente las reuniones espontáneas en línea, sólo para romper el ritmo del día y mantener una conexión social.- Ginelle B., Gerente de País

13. Organizar los recursos compartidos

La mejor manera de transmitir un gran volumen de información a varios colegas es crear documentos compartidos. Tanto si se utiliza una herramienta para compartir archivos como Google Drive, Microsoft Teams o Dropbox, es muy importante asegurarse de que todo aquel que necesite estar informado de su contenido tenga acceso a él. Ten en cuenta que cuando trabajas desde casa ya no tienes la misma visibilidad de dónde se encuentran los archivos que en un área de almacenamiento físico.Si eres el autor de un documento en particular, adquiere el hábito de asegurarte de que es fácil de encontrar en el servidor o en la Nube. Dale a tus archivos un nombre apropiado, incluyendo la fecha en que fueron creados o actualizados por última vez. Crea carpetas y subcarpetas para filtrar adecuadamente la ubicación de los archivos en función de su naturaleza. Asegúrate de actualizar los derechos y permisos de usuario siempre que compartes un documento con el resto del equipo.Para ir más allá, crea un directorio de recursos internos que enumere todos los documentos compartidos disponibles para los empleados de la organización. Asegúrate de incluir instrucciones claras o enlaces directos a donde se pueden encontrar. Este método de organizar los archivos compartidos os ahorrará innumerables horas cada día cuando se trate de recuperar archivos importantes existentes. Los nuevos empleados pueden ser integrados fácilmente e instruidos en cómo localizar todos los recursos que necesitan para empezar fácilmente.

14. Aplica buenas prácticas en las reuniones en línea

Hablar en voz alta o interrumpir durante las reuniones es uno de los mayores retos para el 67% de los trabajadores a distancia. Aunque las reuniones en línea son una de las formas más eficaces de trabajar a distancia, sólo son posibles si se establecen reglas básicas. Aquí hay algunos consejos rápidos sobre las reuniones online que nuestro equipo encontró particularmente útiles. Siéntete libre de compartirlos con tu propio equipo:5 buenas prácticas para las reuniones en línea

  • Deja tu video encendido para un mejor contacto visual y para mostrar que estás prestando atención.
  • Silencia tu micrófono para evitar distraer al orador cuando no estés hablando.
  • Utiliza la función "levanta la mano" o señala discretamente al anfitrión de la reunión que tienes algo que compartir antes de hablar.
  • Haz breves pausas entre los intercambios de información para escuchar los comentarios y preguntas de los demás participantes.
  • Comparte pantalla para mostrar los puntos de discusión de modo que todos los participantes sepan cuando será discutido su tema antes de intervenir.

15. Céntrate en objetivos comunes

Estar juntos es un comienzo; permanecer juntos es un progreso; trabajar juntos es un éxito. Esto es cierto para el logro de cualquier objetivo de equipo. Piensa en las diferentes actividades que los miembros de tu equipo pueden realizar cada semana y que os llevarían un paso más allá en su cohesión.Es fácil perder la concentración cuando se trabaja en un ambiente diferente pero definir y priorizar objetivos comunes realmente motiva y contribuye a mover a cada miembro del equipo en la misma dirección. Por ejemplo, establece un objetivo para que todo tu equipo llame a un número mínimo de prospectos al día. O bien, desafía a tus becarios a producir un artículo a la semana para ser publicado en el blog de empresa. La colaboración ayuda a levantar la moral y fomenta el intercambio de ideas y mejores prácticas.Consejo Ringover:

Me ayuda mucho establecer metas claras con mi equipo cada semana, para que todos sepan exactamente lo que tienen que hacer y así todo el equipo tenga éxito en el trabajo a distancia.- Johanna A., Gerente de País

16. Evalúa los resultados

Los desafíos que todos enfrentamos hoy en día pueden hacernos perder de vista nuestros objetivos profesionales a corto y largo plazo. En estas condiciones, incluso los miembros del equipo que piensan que están trabajando por el mismo objetivo pueden empezar a ir a la deriva en diferentes direcciones sin una supervisión adecuada. Por eso es más importante tener herramientas para controlar el rendimiento de la empresa, tanto a nivel individual como colectivo.El dashboard de Ringover proporciona a los supervisores una visión general en tiempo real de la actividad telefónica de su equipo, con estadísticas avanzadas y KPI (Key Performance Indicators) para hacer un seguimiento de los puntos fuertes y las áreas de mejora a lo largo del tiempo. Ve de un vistazo quién pasó más y menos tiempo al teléfono durante el día, que agentes de servicio al cliente están en descanso en este momento, y quién respondió más llamadas esta semana. También obtendrás una imagen precisa del tiempo de espera medio de las personas que llaman y estarás constantemente al tanto de los posibles problemas, como por ejemplo una tasa de abandono anormalmente alta de las llamadas entrantes.Con estos datos precisos, podrás hacer ajustes en el personal si es necesario, asignar tiempo adicional de entrenamiento a aquellos que puedan estar experimentando dificultades, y aumentar la satisfacción de tus clientes.Existen soluciones no sólo para mantener tu negocio a flote en estos tiempos inciertos, sino también para ayudarte a prosperar.¿Quiere ayudar a sus trabajadores a distancia a mantenerse positivos y productivos?Contacta con nuestros expertos para una guía paso a paso en el +34 910 47 00 99 o empieza tu prueba gratuita hoy.

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