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Vacaciones, cierres temporales: ¿cómo gestionar las llamadas de negocio durante estos períodos?

picture of the author Luis | 22 Julio 2020

Dibujo de una playa con palmeras y el título del artículo escrito
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El 30% de los españoles no consigue desconectar del trabajo durante sus vacaciones y siguen respondiendo a sus correos electrónicos y llamadas de trabajo durante su descanso estival. Aunque para algunos es una necesidad real asegurar un regreso sin problemas a la oficina, para otros es realmente molesto.

Tanto si ha decidido desconectar completamente del trabajo durante las vacaciones como si desea seguir gestionando su negocio a distancia ¡tenemos algunos consejos para usted!

A través de este artículo, le ayudaremos a establecer las mejores prácticas para asegurar una gestión óptima de sus llamadas de negocios, tanto si su empresa detiene su actividad como si no.


Su negocio cierra

1 - Actualice su centralita

2 - Usar un servicio telefónico de guardia

Su negocio sigue abierto y quiere seguir obteniendo pedidos

1 - Anticipe las vacaciones de sus equipos

2 - Actualice su IVR y la recepción de llamadas

Quiere permanecer siempre localizable en caso de emergencia


Su negocio cierra


1 - Actualice su centralita


Es importante que las personas que llamen sepan que su empresa está cerrada. Para ello, deberá crear un anuncio de voz que indique el cierre de su negocio por vacaciones.

A continuación, dígales cómo deben proceder para obtener información, asesoramiento o si desean hacer una devolución de un servicio o producto. También puede configurar un contestador automático y asegurarle a los clientes que llamen que los contactará y tomará nota de sus peticiones tan pronto como regrese. Por supuesto, también hágales saber cuando su negocio volverá a abrir.

Finalmente, añada un poco de positividad y alegría a su saludo telefónico, y recuerde a sus llamantes que no se olvida de ellos. ¡No dude en desearles unas felices vacaciones! Lo importante es que no se sientan abandonados a su suerte cuando no se puede atender su petición inmediatamente.

2 - Usar un servicio telefónico de guardia


En caso de que la gestión de las llamadas entrantes sea esencial para su empresa, una buena idea puede ser contratar a una empresa para establecer un servicio de guardia telefónica. Esto le permitirá ofrecer a los que llaman un mejor servicio de atención al cliente y poder darles respuestas las 24 horas del día, 7 días a la semana.

Imagen de una operadora telefónica que da respuestas 24/7

Podrán así encontrar respuestas a solicitudes que sean un poco más complejas que aquellas a las que se pueden responder a través de una centralita de voz con opciones de autoservicio (por ejemplo, registro de pedidos por teléfono o reserva de citas).

Esto resulta muy útil, sobre todo cuando se sabe que la mayoría de los consumidores consideran que responder a su petición inmediatamente aumenta su lealtad.

Su negocio sigue abierto y quiere seguir obteniendo pedidos


1 - Anticipe las vacaciones de sus equipos


Antes de pensar en los diversos procesos que podría poner en marcha para asegurar la continuidad de su empresa durante las vacaciones, piense en anticiparse a la indisponibilidad de sus empleados con unas semanas o incluso meses de antelación.

Reunión improvisada entre compañeros en el trabajo

Hable con cada miembro de su equipo para saber cuánto tiempo de vacaciones quieren tomarse y cuándo. También pídales que se organicen para que siempre haya alguien disponible. Por último, recuérdeles que informen a sus contactos de su ausencia y de la fecha de regreso por correo electrónico o dejando un mensaje en su contestador personal.

Y por supuesto, no dude en organizar una reunión con sus empleados para revisar los temas actuales y anticipar cualquier posible problema en ausencia de un trabajador determinado

2 - Actualice su IVR y la recepción de llamadas


Cuando su personal laboral es pequeño, puede configurar la distribución de llamadas para redirigirlas según los equipos que siguen presentes en la oficina.

Y es que la utilización de una solución de telefonía simple y ergonómica le permitirá configurar el enrutamiento de sus llamadas en unos pocos clics y poder distribuir las llamadas en función de la disponibilidad de sus empleados. De esta manera, no perderá largas horas repensando todo el menú de voz.

Mujer leyendo en la playa

Quiere permanecer siempre localizable en caso de emergencia


¿Quiere vigilar la actividad de su empresa durante sus vacaciones? Gracias a Ringover, tiene acceso a muchas funciones que le permiten hacer un seguimiento de su actividad comercial y a la vez tener tiempo para disfrutar de sus vacaciones.

Configure un horario para la recepción de sus llamadas o el desvío de llamadas para que nadie le moleste en el momento equivocado. Así seguirá recibiendo llamadas, pero según horarios predefinidos. Igualmente, configure su cuenta para recibir una notificación por correo electrónico cuando pierda una llamada o alguien deje un mensaje de voz en su contestador.

Si sólo desea estar disponible para contactos específicos (por ejemplo, para hacer un seguimiento de un asunto importante), puede configurar su cuenta para que se le notifique sólo cuando estos contactos prioritarios intenten localizarle.

Como puede ver, el servicio telefónico ya no se limita únicamente al primer contacto de un cliente con su empresa. Necesita asegurarse de que sus clientes estén satisfechos durante toda su experiencia de compra, y en todo momento. ¡Gracias a las numerosas funciones que ofrece Ringover, la gestión de su telefonía durante sus periodos de vacaciones se simplifica! Gestione los horarios de su centralita, configure el enrutamiento de sus llamadas y personalice en pocos clics el mensaje de bienvenida de su centralita para garantizar el mejor servicio a sus clientes ¡incluso durante sus vacaciones!

Para saber más, no dude en pedir a uno de nuestros comerciales que le haga una demostración de la solución. O si lo prefiere, ¡directamente puede probar Ringover gratis durante 7 días! ¡No deje pasar la oportunidad!
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