Crear un Reporte de Ventas para impulsar la actividad comercial

Los datos empresariales desempeñan ahora un papel clave en las empresas. Ofrecen un inmenso potencial si se explotan estratégicamente. Pero, ¿cómo pueden utilizarse?

Esta pregunta fue el tema central de la charla en directo organizada por Ringover junto con Google, Salesforce y LinkedIn en colaboración con el Women Sales Club.

En este artículo encontrarás algunas reflexiones sobre este enriquecedor intercambio y algunos consejos sobre cómo utilizar un buen reporte de ventas para gestionar mejor tu actividad comercial.

Datos de ventas: cifras clave que hay que recordar

• Las organizaciones basadas en datos tienen 6 veces más probabilidades de retener clientes, 23 veces más probabilidades de captar nuevos y 19 veces más probabilidades de ser rentables. (Mckinsey)
• Según Gartner, en 2025 el 95% de las decisiones basadas en datos estarán al menos parcialmente automatizadas.
• Los vendedores dedican el 28% de su semana laboral a las ventas (Salesforce)
• El 68% de los datos que poseen las empresas no se utilizan. (IDC vía Seagate)

¿Qué son los datos de ventas?

Los datos de ventas hacen referencia a un conjunto de información y análisis relacionados con la actividad comercial de una empresa. Puede tratarse de datos de clientes/prospectos, datos sobre transacciones, preferencias de compra, comportamientos, interacciones con la empresa, etc.

El objetivo de la venta de datos es proporcionar a los equipos de ventas información que puedan utilizar para identificar oportunidades de venta (ventas cruzadas, ventas adicionales) y oportunidades de crecimiento, y facilitar la toma de decisiones.

Ventas basadas en datos: definición

Un comercial orientado a los datos es un profesional de las ventas que utiliza los datos para tomar mejores decisiones.

Estos datos son relevantes en la medida en que permiten comprender el comportamiento de compra de los clientes, sus gustos y preferencias, así como los resultados de ventas de la empresa y las tendencias del mercado.

Bien utilizados, pueden contribuir en gran medida a mejorar el enfoque de ventas y el balance final.

De hecho, un estudio reciente de Mckinsey reveló que las empresas basadas en datos tienen 23 veces más probabilidades de captar clientes. Estas mismas organizaciones tienen 19 veces más probabilidades de ser rentables.

El impacto de los datos de ventas

💡 Cosas que hay que recordar: Utilizar datos de ventas a diario tiene un gran impacto en la actividad de ventas. Los profesionales de ventas se benefician al conocer mejor a sus clientes, tomar decisiones informadas, optimizar sus ofertas e identificar oportunidades comerciales.

Depender diariamente de los datos de ventas puede tener un impacto significativo en el negocio. Los profesionales de ventas pueden beneficiarse de varias maneras:

• Mejor comprensión de los clientes: los profesionales de ventas pueden obtener una visión de 360° de sus clientes. Este conocimiento en profundidad ayuda a personalizar la relación y a comprender mejor las necesidades de los clientes.
• Facilitar la toma de decisiones: el análisis de datos ayuda a los responsables a planificar mejor sus campañas y otras acciones de ventas.
• Optimización de las ofertas: la utilización de los datos de ventas puede ayudar a los equipos comerciales a diseñar ofertas que respondan mejor a las expectativas y necesidades de los clientes en términos de precio, contenido, servicio, etc.
• Identificación de oportunidades comerciales.

La cuestión de la recogida y el uso de datos

💡 Cosas que hay que recordar: La confidencialidad y la seguridad de los datos son preocupaciones importantes. Las empresas deben encontrar un equilibrio entre el uso de los datos para mejorar la experiencia del cliente y la protección de la privacidad.

La confidencialidad y la seguridad de los datos están en el centro del debate. Las últimas iniciativas europeas en este ámbito, como el RGPD, así lo atestiguan.

No obstante, vivimos en una época en la que los datos son ya esenciales para cualquier empresa que desee ofrecer una experiencia altamente personalizada o tener un enfoque de retorno de la inversión.

Hay que encontrar el equilibrio adecuado. Los datos recopilados deben estar al servicio de la experiencia del cliente, de los resultados comerciales y también de la reputación de la marca: cuanto menos transparente sea una marca sobre cómo utiliza y recopila los datos, más se erosionará la relación del consumidor con la marca.

El modelo de negocio tiene que surgir con argumentos tranquilizadores sobre el cumplimiento de la normativa vigente, el almacenamiento de datos, las opciones a disposición de los consumidores, etc.

Democratizar los datos

💡 Cosas que hay que recordar: Democratizar los datos es un reto. Los equipos de operaciones de ventas recopilan, limpian y referencian los datos para los equipos de ventas. El acceso y la comprensión de los datos deben ser generalizados para permitir la toma de decisiones informadas.

La democratización de los datos es un reto para las empresas. Recopilar datos está muy bien, pero ¿qué hacer con ellos? ¿Cómo extraer el valor adecuado?

Las empresas pueden hacerlo creando equipos especializados, como los de operaciones de ventas. Estos equipos se encargan de recopilar, consolidar, limpiar y referenciar los datos, que luego pueden utilizar los equipos de ventas. Esto permite, por ejemplo, realizar análisis muy precisos de la cartera, tener como resultado un mejor conocimiento del cliente y preparar mejor las campañas de venta.

Pero nada de esto se consigue con un chasquido de dedos. El concepto muy tangible de democratizar los datos debe convertirse en parte integrante de la cultura de la empresa y de los equipos. Por tanto, debe ser inculcado por los niveles C y por cada directivo.

Esto significa que los datos deben ser accesibles y comprensibles para todos, no sólo para los equipos especializados. Inevitablemente, se impartirá formación sobre las herramientas y la interpretación de los datos, con el objetivo subyacente de que todo el mundo pueda tomar decisiones con conocimiento de causa a partir de los datos disponibles.

La IA al servicio de la venta de datos: ¿cómo se usa en el día a día?

💡 Cosas que hay que recordar: La IA se percibe a veces como una amenaza, pero en realidad ofrece oportunidades al automatizar tareas administrativas, mejorar las ventas, la prospección y el coaching.

Algunas personas, incluidos los vendedores, ven la inteligencia artificial como una amenaza para sus puestos de trabajo. Es cierto que la IA puede parecer intimidante cuando se tiene poca o ninguna familiaridad con este tipo de tecnología.

Otros se preguntan si realmente pueden confiar en la IA o depender de ella para tomar decisiones.

En realidad, la IA es una oportunidad, en la medida en que sólo sustituye al vendedor en tareas administrativas que, en última instancia, aportan muy poco valor directo. Estas microtareas, como actualizar el CRM, emitir tickets y tomar notas, consumen mucho tiempo y energía. Recuerda que los vendedores dedican solo el 28 % de su semana laboral a vender. En 2018, según Salesforce, este porcentaje fue superior (34%).

Por ello, la automatización y la IA son bienvenidas para que los equipos de ventas puedan dedicar más tiempo a tareas de valor añadido y profundizar en la relación con sus clientes.

En el día a día, esto puede dar lugar a usos muy interesantes, como :

• Transcripción y análisis automáticos de llamadas. Imagine el tiempo que ahorrará cuando busque información específica en una grabación de llamada o cuando quiera evaluar el rendimiento de sus equipos.
• Generación automática de resúmenes de llamadas, reuniones y videoconferencias.
• Genera contenidos para mensajes SMS, correos electrónicos o call scripts.
• Actualizar automáticamente el CRM después de cada interacción entre la empresa y el cliente/prospecto.
• La IA puede utilizarse para mejorar los esfuerzos de prospección y las relaciones con los clientes.

Es más, además del evidente ahorro de tiempo, el procesamiento de datos mediante IA ayuda a los equipos de ventas a identificar posibles clientes potenciales, convertirlos de forma más eficaz o, simplemente, optimizar sus esfuerzos de ventas. En última instancia, esto aumenta la probabilidad de ventas.

La IA también ayuda a la gestión de ventas, sobre todo en lo que respecta a la formación. En equipos grandes, es posible que no disponga de tiempo suficiente para guiar a todos sus empleados, o que le falte precisión en el coaching.

El coaching IA puede ser una solución alternativa para ayudar a los empleados a desarrollar sus habilidades. De hecho, este es un tema que se abordó durante nuestra charla en directo sobre datos de ventas.

Datos de ventas: la conclusión

Los datos de ventas se han convertido en un elemento esencial. Las empresas pueden utilizarlos de diversas maneras para optimizar su estrategia comercial, mejorar su rentabilidad y profundizar en la relación con sus clientes, especialmente mediante el uso de la IA.

Sin embargo, es importante tener en cuenta las opciones y preocupaciones de estos mismos clientes en cuanto a cómo se utilizan estos datos, y adoptar un enfoque ético que cumpla con la normativa vigente, ya que esto puede tener un gran impacto en la imagen de marca y las relaciones comerciales.

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