¿Cómo utilizar la IA en las agencias de viajes?

Las herramientas de inteligencia artificial se está incorporando progresivamente en la industria del turismo, dejando su huella con una sutileza que, sin embargo, no deja lugar a dudas: algo ha cambiado en la manera de concebir el concepto de viaje. Lejos de ser una simple automatización, son los usos, las expectativas e incluso las relaciones entre agencias y clientes lo que está evolucionando.

Poco a poco, las agencias que adoptan la IA para viajes adquieren una nueva dimensión. Ya no son simples puntos de venta, sino verdaderos hubs digitales capaces de ofrecer una experiencia enriquecida, casi hecha a medida.

Como en toda transformación digital, este es un giro que algunos toman con cautela, otros con entusiasmo y a veces con un poco de aprensión: Integrar la IA para viajes en sus procesos implica cuestionar ciertos hábitos arraigados.

En este artículo abordaremos las palancas concretas que ofrece la inteligencia artificial para enriquecer el recorrido del cliente, los obstáculos operativos que puede generar, así como las etapas clave para integrar un asistente IA de forma fluida y pertinente dentro de una agencia de viajes.

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Cifras clave sobre la IA para viajes

• Aunque los datos varían según la fuente, la tendencia es clara: todos coinciden en que la inteligencia artificial está transformando el sector del turismo y representa una gran oportunidad. Según Markets and Markets, este mercado, valorado en 2.950 millones de dólares en 2024, podría alcanzar los 13.380 millones en 2030.
• Según un estudio realizado por Adobe, el tráfico procedente de fuentes de IA generativa (Perplexity, ChatGPT, Gemini, etc.) en los sitios de viajes estadounidenses aumentó un 1700 % entre julio de 2024 y febrero de 2025.
• Auditorías recientes han revelado una pérdida del 10 % del tráfico en sitios de destinos turísticos. Esta bajada sería, según algunos expertos, consecuencia del auge de la IA y la desintermediación del recorrido del cliente.

Los principales desafíos de los agentes de viajes

La transformación digital está afectando de lleno al sector. Para las agencias denominadas tradicionales, así como para los agentes independientes, es esencial modernizar sus sistemas mientras se enfrentan a las crecientes exigencias de los viajeros. ¿Cuáles son concretamente los retos comunes para los profesionales del sector?

1. Funcionamiento en silos y herramientas obsoletas

Muchísimas agencias todavía dependen de software propietario antiguo (como algunos programas GDS o CRM internos), poco adaptados al ecosistema digital actual. Estas herramientas dificultan la integración de nuevas soluciones en la nube, la centralización de datos o la colaboración en tiempo real.

El impacto puede ser considerable para los agentes de viajes, que pierden un tiempo valioso en tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, pero que podrían automatizarse o simplificarse.

2. Dispersión de canales que fragmenta la experiencia del cliente

La explosión de los canales de comunicación (correo electrónico, teléfono, WhatsApp, redes sociales, chat en línea…) ha cambiado completamente la forma en que las empresas interactúan con sus clientes. Las agencias de viajes no son la excepción y deben adaptarse a esta realidad.

El problema es que, sin una solución de contact center omnicanal capaz de unificar los flujos de todos estos puntos de contacto, las conversaciones se dispersan.

La experiencia del cliente se deteriora, pierde coherencia y se rompe la continuidad entre un canal y otro. El resultado son fricciones, demoras, confusión… y muchas veces obliga al cliente a repetir la misma información a distintos interlocutores.

3. Personalización aún limitada

Hoy en día, los viajeros esperan recomendaciones a medida, basadas en sus preferencias, su historial y su comportamiento. Sin embargo, pocas agencias aprovechan plenamente sus datos de clientes para lograr esto.

La falta de segmentación, análisis predictivo o motores de recomendación limita mucho la capacidad de los agentes para diferenciarse frente a los gigantes digitales, especialmente frente a OTAs como Booking o Expedia.

4. La presión de las plataformas en línea

Como se mencionó antes, las OTAs (Agencias de Viajes Online) imponen su ritmo con altos estándares de disponibilidad, inmediatez y personalización.

Frente a esta competencia, las agencias de viajes tradicionales también deben apostar plenamente por lo digital, pero destacando su mayor valor añadido: la experiencia profesional y, sobre todo, el asesoramiento humano.

¿Cómo puede un agente de viajes utilizar la inteligencia artificial?

La IA puede ayudarte a superar los 4 desafíos mencionados anteriormente. Pero concretamente, ¿cómo hacerlo? ¿Es costoso? ¿Es fácil de implementar? ¿Puede una pyme adoptar realmente la IA? A continuación, encontrarás algunas respuestas.

Poner un asistente IA a disposición de tus clientes

Al instalar un asistente virtual en su sitio web, una agencia de viajes puede responder las 24 horas del día a las preguntas más frecuentes de los clientes potenciales (documentos necesarios, trámites, opciones disponibles, seguros, etc.). Aún mejor: puede orientar a los visitantes hacia ofertas personalizadas, ayudarles a afinar su elección y recopilar la mayor cantidad posible de información útil antes de que intervenga un agente humano.

Además de garantizar una presencia en línea continua, el asistente de IA permite reducir los tiempos de respuesta y descongestionar los canales tradicionales como el teléfono o el correo electrónico, ya que la mayoría de las respuestas son proporcionadas directamente por el chatbot ia.

*El asistente IA de Ringover no requiere una suscripción a las soluciones de telefonía de Ringover y está disponible desde 99 €/mes.

Usar el análisis conversacional para controlar la calidad de las interacciones

Las conversaciones telefónicas o por videollamada entre agentes de viajes y clientes son verdaderas minas de información valiosa. Pero ¿cómo explorarlas y aprovecharlas sin perder horas volviendo a escucharlas?

Gracias al análisis conversacional asistido por inteligencia artificial, es totalmente posible analizar automáticamente estas interacciones. El objetivo es mejorar el sales pitch o la atención telefónica.

Soluciones como Empower de Ringover te ayudan a identificar tendencias o palabras clave recurrentes. El análisis conversacional resulta especialmente útil para la formación y el coaching, sobre todo en lo que respecta al manejo de objeciones.

Esta tecnología pone de relieve áreas de mejora que permiten optimizar los scripts comerciales y ajustar las ofertas.

Así, constituye una excelente forma de garantizar una calidad de servicio homogénea, sea cual sea el canal o el agente implicado.

Cabe señalar que Empower debe estar vinculado a una solución de telefonía en la nube para poder grabar, transcribir y analizar las llamadas. La herramienta está disponible desde 39 €/mes.

Utilizar ChatGPT para la creación de contenidos

Los agentes de viaje pueden apoyarse en herramientas de IA generativa como ChatGPT para ahorrar tiempo en la redacción de contenidos.

Puede tratarse de fichas de producto sobre destinos, presentaciones de itinerarios, newsletters o publicaciones en redes sociales.

Una de las ventajas de la IA generativa es que permite obtener rápidamente borradores de textos, sugerencias de tono o estructuras.

Lo importante sigue siendo añadir un toque humano que refleje la experiencia y la identidad de la agencia, por lo que conviene evitar el copiar y pegar sistemático.

Analizar las opiniones de los clientes

También puedes utilizar la IA para analizar en masa las reseñas publicadas en distintas plataformas y así identificar los puntos fuertes, los problemas recurrentes y las sugerencias.

De este modo, obtienes una visión global y estructurada de la experiencia que ofreces a tus clientes.

Además, es una excelente forma de nutrir tus argumentos de venta con insights auténticos de los clientes, lo que refuerza la confianza y la eficacia comercial.

¿Cómo implementar un asistente de IA en una agencia de viajes?

La implementación de un asistente de IA en tu agencia de viajes debe basarse en una serie de decisiones técnicas y organizativas que determinarán la pertinencia y eficacia de todo tu sistema de relación con el cliente. ¿Cómo ir más allá del simple “gadget” y convertir tu asistente de IA en un verdadero motor operativo?

1. Definir desde el principio los casos de uso

Antes de desplegar el asistente de IA, es fundamental definir claramente su campo de aplicación.

¿Quieres que alivie la carga de trabajo de tus agentes atendiendo las solicitudes postventa más comunes? ¿Prefieres que acompañe a tus clientes en el proceso de toma de decisiones? ¿Buscas una solución para aumentar el número de citas cualificadas?

Esta definición es clave, ya que condicionará todas las decisiones posteriores.

2. Elegir una plataforma para crear tu chatbot de agente de viajes

La elección de la plataforma no debe tomarse a la ligera. Prioriza una herramienta que pueda integrarse fácilmente en tu ecosistema actual (CRM, bases de datos, herramientas de gestión, etc.).

También es importante que la solución elegida te permita medir claramente los beneficios reales que aporta el asistente IA.

Por ello, opta por una plataforma que incluya un panel de control con una vista global de su rendimiento.

El asistente IA de Ringover cumple con todos estos criterios y destaca por su configuración simple y rápida. ¡Descúbrelo aquí! 👇

3. Fase de diseño e integración

La complejidad de la integración dependerá de la solución elegida para el diseño y la personalización del asistente. En el caso del asistente virtual de Ringover, el proceso es guiado paso a paso.

Puedes definir fácilmente el tono de comunicación y conectar los datos que aportarán relevancia y contexto al asistente. La ventaja es que puedes hacer pruebas en tiempo real y ajustar la configuración según sea necesario.

El despliegue se realiza mediante la instalación de un script en tu sitio web, y nuevamente, recibirás acompañamiento durante todo el proceso.

4. Preparar a tus equipos e informar a tus clientes

Tu asistente no debe funcionar de manera aislada. Su papel es interactuar, redirigir, filtrar o incluso transmitir información. Por tanto, debe integrarse en un proceso más amplio. Esto implica que tus colaboradores estén formados no solo en el uso de la herramienta, sino también en la lógica que hay detrás de su funcionamiento.

Respecto a tu clientela, también es clave comunicar, de forma sencilla y pedagógica, para fomentar el uso de esta tecnología. El objetivo es generar confianza y demostrar los beneficios concretos que ofrece.

5. Observar, evaluar y mejorar de forma continua

El lanzamiento no es el punto final, sino el comienzo de un ciclo iterativo que consiste en recoger feedback, analizar las interacciones, identificar posibles bloqueos y ajustar los flujos de conversación.

Un buen chatbot es un asistente IA que evoluciona. Debe mejorar con el tiempo, adaptarse a los nuevos casos, integrar expresiones que usan los clientes y optimizarse con la experiencia de tus equipos.

Este trabajo de ajuste puede marcar la diferencia entre una interfaz rígida y una experiencia fluida, casi natural.

Empieza a usar la IA en tu agencia de viajes

La inteligencia artificial ya no es un concepto lejano reservado a las grandes empresas o a los gigantes tecnológicos. Se ha convertido en una aliada concreta, accesible y tremendamente eficaz para los agentes de viajes que desean modernizar su enfoque sin renunciar a lo que les distingue: la cercanía y el trato humano.

Los casos de uso son numerosos: asistentes virtuales para agilizar la relación con los clientes, análisis conversacional para optimizar las interacciones, IA generativa para crear contenidos inspiradores o análisis de opiniones para gestionar mejor la satisfacción del cliente.

Estas herramientas están lejos de reemplazar a los agentes. Más bien, los liberan de tareas repetitivas para que puedan concentrarse en lo que mejor saben hacer: asesorar, tranquilizar y personalizar.

Empezar a integrar la IA en tu agencia no significa revolucionarlo todo de un día para otro, sino iniciar una transición pragmática, paso a paso. Con las herramientas adecuadas, la formación de tu equipo y la experimentación con usos concretos, irás ganando confianza en estas tecnologías… y tus clientes también lo notarán.

La IA no viajará por ti. Pero sí puede enriquecer enormemente la experiencia que ofreces. Contacta con nuestros expertos hoy mismo para solicitar una demostración personalizada de nuestro asistente IA (disponible de forma independiente).

FAQs sobre IA para viajes

¿Se puede planificar un viaje con una IA?

Sí, es totalmente posible planificar un viaje con la ayuda de una inteligencia artificial (IA). Hoy en día existen herramientas especializadas diseñadas para crear itinerarios a medida, adaptándose a los gustos, el presupuesto y las restricciones de cada usuario.

Estos asistentes pueden encargarse de diferentes aspectos del viaje: reservas de vuelos, hoteles, sugerencias de actividades o restaurantes... Para hacer frente a esta nueva competencia, las agencias de viajes también están desplegando sus propios asistentes virtuales.

¿Qué es un agente de viajes con IA?

Un agente de viajes con IA es un sistema informático basado en inteligencia artificial que ayuda a los viajeros a organizar sus desplazamientos. Estos agentes virtuales entienden las solicitudes de los clientes, crean itinerarios personalizados, gestionan reservas y ofrecen recomendaciones adaptadas a las preferencias y hábitos de viaje. Suelen interactuar a través de chatbots o interfaces de diálogo, lo que facilita la comunicación entre viajeros y agencias.

¿Puede un agente de viajes con IA reemplazar a una agencia de viajes?

Un agente de viajes con IA es un sistema inteligente capaz de interpretar con matices las necesidades del cliente, encontrar respuestas pertinentes y gestionar reservas.

Son ideales para tareas repetitivas y procesos de reserva. Sin embargo, las agencias de viajes ofrecen un valor añadido que la IA no puede sustituir: asesoramiento experto, experiencias auténticas y apoyo humano en situaciones complejas o imprevistas. La combinación de ambos puede ofrecer una experiencia óptima para los viajeros.

¿Cuánto cuesta un asistente de IA para una agencia de viajes?

El coste de un asistente de IA para una agencia de viajes varía según la complejidad de la herramienta, la plataforma utilizada y las funcionalidades ofrecidas. Los chatbots básicos pueden integrarse a un precio bastante asequible, generalmente mediante suscripción mensual o anual.

En cambio, las soluciones más avanzadas, con funciones completas de planificación personalizada e integraciones con sistemas de gestión, requieren una inversión mayor. En general, los precios oscilan entre unos pocos cientos y varios miles de euros al año, según las necesidades específicas de cada agencia.

El asistente de IA de Ringover, por ejemplo, está disponible desde 99 €/mes, y no requiere tener una licencia para su solución de telefonía empresarial.

Bibliografía

• https://www.marketsandmarkets.com
• https://blog.adobe.com
• https://www.tourmag.com

Publicado el 15 Julio 2025.