Notas de llamada para exportar con etiquetas y transcripción
Las call notes son registros de información clave de las llamadas con prospectos o clientes. Un sistema de notas fácil de usar mejora la experiencia del cliente al crear una experiencia fluida ya que se adjuntan automáticamente al expediente de la persona que llama y pueden compartirse entre compañeros.
¿Qué son las call notes y cuáles son sus ventajas?
Las Call Notes son una función incluida en los sistemas de telefonía IP para empresas que permiten a los empleados registrar información clave tras una llamada telefónica. Esta accesibilidad garantiza que los equipos de ventas o atención al cliente tengan todo el contexto necesario para retomar sin problemas una conversación con un prospecto o cliente.
Aumenta la eficiencia gracias a la información centralizada
No hay nada peor que perder tiempo buscando información, sobre todo si hay un prospecto o cliente en línea. Las notas de llamada garantizan a los agentes todos los detalles del expediente de un cliente, por compleja que sea la situación. Los compañeros pueden incluso compartir las call notes, para que el cliente no tenga que repetirse cada vez que habla con un representante diferente.
Crea una experiencia personalizada
Con las notas de llamada a mano, los agentes podrán ir mucho más allá de simplemente referirse a los clientes por su nombre. Así, tendrán al alcance de la mano un historial de la interacción del cliente con la empresa, de modo que podrán incluso anticipar cuáles serán sus necesidades. Una vez anotados los pasos a seguir para un cliente, pueden programar las tareas en su herramienta de prospección comercial, que puede incluso automatizar ciertas acciones.
Colabora de forma más eficaz
Las notas se comparten entre todos los miembros de su equipo, lo que fomenta la colaboración y la transparencia. Los empleados pueden tomar notas directamente en la interfaz específica e incluso enviarlas a sus compañeros para avanzar más rápidamente en un expediente o aportar aclaraciones.
FAQs Call Notes
- ¿Qué son las call notes?
- ¿Las call notes se comparten con todo mi equipo?
- ¿Cómo buscar y recuperar una call note específica?
- ¿Puedo borrar notas de llamada en Ringover?
- ¿Cómo tomar notas de llamada?
- ¿Cómo resumir una llamada telefónica?
- ¿Qué es un informe de síntesis?
¿Qué son las call notes?
Las notas de llamada son información procedente de llamadas telefónicas con clientes potenciales o clientes en relación con sus necesidades, preguntas, expectativas y otros aspectos. Estos detalles pueden incluir notas internas o información transmitida directamente por el cliente. Las notas de llamada se adjuntan al expediente de un cliente dentro de un software VoIP, de modo que cualquier empleado puede acceder a las notas de llamada para comprender el contexto específico de ese contacto.
¿Las call notes se comparten con todo mi equipo?
Sí, nuestro software permite compartir las notas de las llamadas por email con las personas que desees. Se trata de una verdadera ventaja para la colaboración y la transparencia: todos pueden tener una visión completa de los intercambios telefónicos con un cliente concreto.
¿Cómo buscar y recuperar una call note específica?
Cada nota de llamada se asocia automáticamente al contacto en cuestión. Para acceder a ella, basta con tener el nombre del contacto e ir directamente a su ficha.
¿Puedo borrar notas de llamada en Ringover?
Sí, es posible eliminar una call note. Para ello, ve a la sección Análisis, luego a Notas y, por último, a Eliminar una nota. Ten en cuenta que la nota se borrará de la llamada y nadie podrá consultarla.
¿Cómo tomar notas de llamada?
Para tomar notas de llamada, puedes introducir texto en el cuadro de texto de notas de llamada. El nombre del contacto, la fecha y la hora se anotarán automáticamente, pero también es útil anotar elementos de acción, especificidades de su situación que afecten a sus necesidades y cualquier plazo relevante.
¿Cómo resumir una llamada telefónica?
Para resumir una llamada telefónica, incluye la siguiente información en tus call notes durante el periodo posterior a la llamada:
- La pregunta principal del contacto.
- Cualquier detalle fuera de lo común sobre su situación.
- Acciones realizadas durante la llamada por el empleado y el contacto.
- Cualquier otra tarea pendiente que se deba completar antes de un seguimiento.
- Fecha y hora del próximo contacto previsto y quién se pondrá en contacto con él.
¿Qué es un informe de síntesis?
Un informe de resumen de llamada presenta una visión de alto nivel de una conversación telefónica. El informe resumido de la llamada incluirá:
- Acciones.
- Las principales preocupaciones o preguntas del interlocutor.
- Acuerdos y desacuerdos.
- Los logros alcanzados durante la llamada.
- Una lista de las acciones que todas las partes emprenderán tras la llamada.
- Datos cualitativos como el estado de ánimo del contacto.