5 Ejemplos de SMS Workflows para enviar mensajes automatizados

En la era del móvil y la IA, los SMS workflow se han convertido en herramientas imprescindibles para las empresas que quieren mantenerse cerca de sus clientes, al mismo tiempo que optimizan sus procesos internos.

En España, el marketing por SMS sigue creciendo: en 2023, las marcas enviaron 13,34 mil millones de Push SMS, un aumento del +4,1 % respecto al año anterior. [1]

Además, la tasa de respuesta media de las campañas SMS alcanza el 45 %, muy por encima de lo que ofrecen el correo electrónico u otros canales tradicionales. [2]

Estas cifras muestran por qué los SMS workflow son tan interesantes: no se trata solo de enviar mensajes, sino de orquestar, personalizar e intervenir en el momento adecuado.

Pero, ¿cómo implementarlos de manera efectiva? ¿Cuáles son las mejores herramientas y prácticas?

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¿Qué es un SMS workflow?

Un SMS workflow es un escenario automatizado que envía un mensaje de texto según un desencadenante específico. A diferencia de un simple envío puntual de SMS para empresas, que suele ser aislado, el workflow se basa en una lógica condicional: responde a una acción (o inacción) del usuario.

Una definición simple y práctica

Imaginemos un cliente que añade un producto a su carrito online sin completar la compra. Horas después, recibe automáticamente un SMS de recordatorio, posiblemente con un código promocional. Este proceso es un ejemplo concreto de SMS workflow.

En otras palabras, se trata de transformar una interacción aislada (una compra, una cita, una solicitud de información) en una secuencia inteligente y automatizada, sin intervención manual.

¿Qué diferencia hay con un SMS clásico?

El SMS clásico suele ser un envío único y uniforme. A menudo se difunde en masa en un momento concreto, entregando el mismo mensaje a todos los destinatarios. Por ejemplo, anunciar una promoción estacional o la apertura de un nuevo local.

El SMS workflow, en cambio, introduce automatización inteligente. El envío no depende del calendario del equipo de marketing, sino de la acción —o inacción— del destinatario. El contenido y el momento son contextualizados. Ejemplos:

• Un SMS de confirmación enviado inmediatamente tras reservar una cita.
• Un recordatorio personalizado si una inscripción queda incompleta.
• Una alerta automática cuando se abandona un carrito de compra.

Usos más frecuentes del SMS workflow

La automatización mediante SMS se aplica en múltiples áreas de la empresa:

• Marketing y comercio: recuperar carritos abandonados, activar ofertas flash dirigidas o personalizar campañas promocionales según el perfil del cliente.
• Relación y soporte al cliente: confirmar citas en tiempo real, enviar recordatorios horas antes, o notificar actualizaciones de un caso de servicio postventa.
• Recursos humanos y comunicación interna: difundir rápidamente anuncios importantes, recordar reuniones programadas o acompañar a nuevos empleados con mensajes de onboarding.
• Logística y operaciones: informar a un cliente que su pedido está en camino, avisar sobre retrasos o compartir un horario preciso de entrega.

¿Por qué integrar un SMS workflow en su estrategia?

Contrario a lo que se suele pensar, adoptar un SMS workflow no es solo una cuestión de comodidad operativa. Es una forma de fortalecer la relación con el cliente, optimizar procesos y ganar eficiencia en varios frentes.

1. Ahorro de tiempo y aumento de productividad

Automatizar el envío de SMS reduce significativamente la carga manual de recordatorios, confirmaciones o seguimientos. En lugar de redactar mensajes uno por uno, tu equipo puede centrarse en tareas de mayor valor. Los escenarios se ejecutan solos, con precisión y sin riesgo de olvidos.

2. Mayor reactividad

En un mundo donde los clientes esperan respuestas casi instantáneas, el SMS workflow se convierte en un aliado clave. Recibir una confirmación en segundos o una alerta en tiempo real genera confianza y credibilidad, mejorando la imagen de la empresa.

3. Experiencia de cliente optimizada

Un SMS bien diseñado crea sensación de cercanía. A diferencia del correo electrónico, que puede perderse en bandejas saturadas, el 90 % de los SMS se leen en los primeros 3 minutos tras su recepción. [3] Un recordatorio automatizado o un mensaje personalizado tiene muchas posibilidades de ser visto y apreciado.

4. Mejor seguimiento y trazabilidad

Cada envío puede ser monitorizado: fecha, hora, tasa de entrega. Las herramientas modernas incluso permiten integrar estos datos en el CRM, ofreciendo una visión clara del recorrido del cliente.

Esto proporciona a las empresas una comunicación más transparente y un mejor aprovechamiento de los datos para optimizar futuras campañas.

5. Estrategia conforme y respetuosa

Por último, un SMS workflow correctamente configurado cumple automáticamente la normativa (RGPD, reglas locales sobre uso de números, gestión de “STOP SMS”). Esto permite automatizar sin riesgo de cruzar la línea del marketing intrusivo.

¿Cómo implementar un SMS workflow?

Crear un SMS workflow efectivo no se limita a configurar flujos, números de teléfono y el contenido de los mensajes en un software: es sobre todo un enfoque estratégico que combina análisis, elección tecnológica y cumplimiento normativo. A continuación, los pasos clave a seguir:

1. Mapear necesidades y escenarios

Antes de todo, es esencial identificar los momentos de comunicación donde el SMS aporta un valor real. Algunos ejemplos:

• Recordatorio tras un carrito abandonado
• Confirmación o recordatorio de citas
• Notificación de entrega
• Envío de código de seguridad (2FA)

Esta fase de mapeo permite priorizar los escenarios a automatizar y evitar workflows sin impacto real.

2. Definir disparadores y condiciones

Un SMS workflow siempre se basa en un evento disparador: registro, compra, cita, inacción, etc. También hay que definir las condiciones de envío:

• ¿Cuándo enviar el SMS? (inmediatamente, 24 h después, una semana más tarde)
• ¿A quién enviarlo? (nuevos clientes, prospectos, suscriptores, empleados.
• ¿En qué contexto? (promoción, confirmación, recordatorio interno)

3. Elegir y configurar las herramientas

Un SMS workflow requiere una herramienta de automatización. Algunos CRM integran estas funciones de forma nativa (ej. HubSpot), mientras que soluciones especializadas como Make o Zapier permiten conectar varias aplicaciones: por ejemplo, un servicio de telefonía y un CRM.

Es importante elegir una herramienta que se integre con tu ecosistema (CRM, ERP, software de RRHH, plataforma e-commerce) para centralizar los datos.

4. Redactar mensajes cortos y relevantes

El SMS impone un límite de 160 caracteres, por lo que cada palabra cuenta. Un buen mensaje debe ser:

• Claro: sin jerga innecesaria
• Personalizado: incluir nombre, referencia, fecha
• Accionable: incluir enlace o CTA

Ejemplo:

"Hola Claire, tu cita en [Nombre de la empresa] está confirmada para el 15/10 a las 10 h. Para reprogramar: [URL]."

5. Cumplir la legislación

En España existe una organización que regula estrictamente el uso profesional de SMS. Tres puntos clave:

• Usar un número autorizado (evitar números personales tipo 06/07)
• Incluir la opción de darse de baja (ej.: “STOP al 36123”)
• Respetar el RGPD, especialmente el consentimiento explícito para recibir SMS

6. Probar y optimizar continuamente

Tu SMS workflow debe probarse antes de su despliegue. Tres aspectos clave:

• Verificar la entregabilidad (que el SMS llegue correctamente)
• Controlar los tiempos de envío
• Ajustar la redacción según los comentarios y las tasas de interacción

Analizando métricas como tasa de lectura, clics y respuesta, es posible refinar progresivamente los escenarios y lograr SMS workflows cada vez más efectivos.

Ejemplos de SMS workflows para implementar

1. Recordatorio de carrito abandonado (e-commerce)

El caso de uso más común es el recordatorio de carrito abandonado.

Cuando un cliente abandona un sitio e-commerce sin finalizar la compra, el sistema puede activar un envío automático. Un asistente IA analiza su comportamiento y genera un mensaje adecuado, ya sea un simple recordatorio o un incentivo mediante un descuento.

La herramienta de envío de SMS, conectada a la plataforma e-commerce, se encarga del resto. Este tipo de recordatorio, sobre todo si está personalizado, permite convertir carritos abandonados en ventas efectivas.

2. Confirmación y recordatorio de citas

Otro ejemplo frecuente es la confirmación y el recordatorio de citas. Aquí, la automatización suele basarse en un calendario digital como Google Calendar, combinado con un conector como Zapier.

Por ejemplo, tan pronto como se registre una cita, se puede enviar un SMS vía Ringover para confirmar la reserva. Un segundo mensaje puede enviarse automáticamente el día anterior o unas horas antes, reduciendo ausencias.

El cliente incluso puede reprogramar su cita haciendo clic en un enlace integrado, que actualiza el calendario en tiempo real.

3. Envío de códigos de seguridad (2FA)

En otro ámbito, los SMS workflows son esenciales para la seguridad de las cuentas en línea.

La autenticación de dos factores utiliza este mecanismo: al iniciar sesión o validar un pago, se genera un código único que se envía instantáneamente por SMS.

El usuario ingresa este código para validar la acción. Es rápido, sencillo y muy eficaz para generar confianza.

4. Notificaciones de entrega (logística)

La logística también se beneficia de los SMS automatizados. Cuando un transportista actualiza el estado de un envío, la información se transmite automáticamente al cliente: paquete enviado, en tránsito, retraso o entrega confirmada.

Este tipo de comunicación proactiva mejora la relación con el cliente y reduce significativamente las llamadas al servicio de atención.

5. Comunicación interna y RRHH

Por último, los departamentos de recursos humanos utilizan los SMS workflows para fortalecer la comunicación interna. Por ejemplo, pueden enviar automáticamente un mensaje para anunciar una reunión importante, compartir información práctica o dar la bienvenida a un nuevo empleado.

SMS Workflow: las herramientas imprescindibles

Implementar un SMS workflow eficaz depende en gran medida de elegir las herramientas correctas. Algunos software permiten integrar la automatización directamente en el día a día de los equipos, sin complicaciones técnicas. Entre las soluciones más utilizadas, destacan tres: Ringover, HubSpot y Zapier.

Ringover

Ringover no es solo una solución de telefonía cloud: es una plataforma completa de comunicación empresarial. Gracias a sus funcionalidades de SMS, es posible programar campañas o enviar mensajes automatizados según eventos específicos, si se conecta mediante una herramienta de automatización como Make o Zapier.

Su ventaja radica en la integración fluida con CRM y software empresarial: cuando se agrega un prospecto a la base de datos, se puede enviar automáticamente un SMS para confirmar una cita o para dar seguimiento a una oportunidad comercial.

Ringover también ofrece opciones avanzadas como la personalización de mensajes, seguimiento de envíos y análisis en tiempo real del desempeño.

HubSpot

Enfocado en inbound marketing y gestión de relaciones con clientes, HubSpot permite crear escenarios complejos donde el SMS se integra de manera natural con otros canales (email, chat, formularios, llamadas).

Por ejemplo, cuando un lead descarga un libro blanco, se envía un email de seguimiento y, si no hay respuesta, un SMS de recordatorio días después.

Esta lógica multicanal es valiosa para mantener un contacto constante con los prospectos, adaptando el canal según su reactividad.

Zapier

Mientras que Ringover y HubSpot ofrecen funcionalidades nativas, Zapier funciona como un conector universal. Conecta miles de aplicaciones entre sí para automatizar procesos sin necesidad de programar.

En un SMS workflow, Zapier puede vincular una tienda e-commerce con una plataforma de envío de SMS para activar un recordatorio de carrito abandonado. Su fortaleza está en la simplicidad: permite a equipos no técnicos acceder fácilmente a la automatización.

Automatiza tus SMS para vender mejor, atender mejor y comunicar mejor

Los SMS workflows han superado hace tiempo el ámbito del marketing. Son útiles para todos los departamentos: ventas, atención al cliente, RR. HH. o logística. Su fuerza radica en combinar tres elementos esenciales:

• La inmediatez del SMS
• La potencia de la automatización
• La precisión de la personalización

Al integrar escenarios inteligentes, una empresa puede optimizar sus procesos internos y ofrecer una experiencia cliente más ágil, humana y atractiva.

Para ir más allá, se recomienda apoyarse en soluciones profesionales como Ringover, que centraliza telefonía, SMS e integración con CRM.

Combinado con conectores como Zapier o Make, Ringover permite crear escenarios personalizados, sin complejidad técnica, y conectar fácilmente tus herramientas de trabajo.

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FAQs sobre SMS Workflow

¿Por qué enviar SMS automatizados?

La automatización de SMS permite ahorrar tiempo y garantizar una reactividad máxima. A diferencia de un envío manual, el workflow SMS asegura que el mensaje correcto se envíe en el momento adecuado, sin intervención humana. También es una manera de estandarizar la calidad de la comunicación: cada cliente o colaborador recibe un mensaje relevante, coherente y adaptado a su contexto.

¿Cómo programar una respuesta automática por SMS?

Una respuesta automática se configura mediante un escenario condicional. Por ejemplo, cuando un prospecto responde “SÍ” a un SMS promocional, la herramienta envía automáticamente una confirmación o un mensaje complementario. Esta lógica puede configurarse directamente en una solución como Ringover o mediante un conector como Zapier, que vincula el SMS con un CRM o un calendario.

¿Cómo saber si un SMS ha sido recibido y leído?

La mayoría de las plataformas profesionales proporcionan un acuse de recibo, que confirma que el SMS ha sido entregado en el teléfono del destinatario. Sin embargo, a diferencia del correo electrónico, el SMS tradicional no siempre permite saber si el mensaje ha sido abierto o leído. Algunas aplicaciones enriquecidas (RCS, WhatsApp Business) incluyen esta función, pero el SMS convencional se limita a la entregabilidad.

¿Se puede integrar un workflow SMS con un CRM?

Sí, absolutamente. La mayoría de las soluciones modernas, como Ringover, HubSpot o Salesforce, permiten una integración fluida. Concretamente, cuando se añade un contacto o se registra una acción en el CRM (nueva oportunidad, cita, compra), se puede activar automáticamente un SMS. Esta sincronización garantiza un seguimiento uniforme de la relación con el cliente y reduce las tareas repetitivas para los equipos.

Referencias

• [1] https://sendtargetsms.com/fr/marche-sms-marketing-france/
• [2] https://www.infobip.com/blog/sms-marketing-statistics?utm_source=chatgpt.com
• [3] https://sendtargetsms.com/fr/statistiques-sms-marketing/

Publicado el 7 Noviembre 2025.